Le principal avantage des systèmes d'information est leur capacité à fournir à un utilisateur les informations nécessaires pour accomplir n'importe quelle tâche de manière efficace et efficiente. Les bases de données informatiques et les enregistrements papier fournissent des données, mais les systèmes d'information fournissent les données appropriées sur les tâches de chaque utilisateur dans un format qui convient le mieux à cet utilisateur. Les systèmes d'information peuvent présenter des données en temps réel ou archivées selon les besoins et sont adaptables aux besoins d'information nouveaux ou modifiés.
Informations personnalisées
Un système d'information fournit à chaque utilisateur les informations dont il a besoin pour prendre des décisions ou agir. Un directeur des ventes qui examine les données de vente peut voir une image globale des activités de son service au cours de la semaine en cours, tandis qu'un vendeur, utilisant le même ensemble de données, voit ses enregistrements affichés afin qu'ils indiquent quels clients ont ou n'ont pas été contactés. Extraire les informations d'un système d'enregistrement papier prendrait beaucoup plus de temps, serait plus sujet aux données manquées et coûterait plus cher à produire que le temps et les dépenses nécessaires à une personne de bureau pour saisir les données.
Formats personnalisés
Les formats personnalisés rendent les systèmes d'information plus efficaces car les données sont plus faciles à utiliser. Un vendeur cherchant des informations sur la productivité de sa semaine peut voir sur son écran une liste de ses contacts et les commandes d'achat récentes de chacun. Le directeur des ventes, basé sur le même ensemble de données, peut voir un diagramme à secteurs montrant la part de chaque représentant des ventes dans les ventes totales et un graphique à barres affichant le volume des ventes pour chaque produit, tandis qu'un autre écran peut afficher les mêmes données par rapport à une époque antérieure. point final. Un comptable qui examine les mêmes données peut avoir une liste des dollars générés par chaque représentant des ventes et le montant total des dollars générés pour chaque produit.
Informations en temps réel
Un système d'information peut être une aubaine pour une opération de fabrication. Si une ligne de production s'arrête, les informations en temps réel fournies peuvent aider l'opérateur de ligne à déterminer rapidement si l'arrêt est le résultat d'une panne mécanique, d'un manque de produit ou d'une autre cause. L'avantage est d'avoir des données immédiates converties en informations utiles présentées aux personnes qui peuvent agir en conséquence.
Adaptabilité
Les systèmes d'information sont flexibles et peuvent être reprogrammés pour évoluer avec les besoins. Souvent, des parties individuelles du système peuvent être mises à niveau et installées sans interruption de l'ensemble du système.