Équiper votre entreprise d'un système téléphonique plutôt que d'une multitude de téléphones à une seule ligne peut améliorer la communication au bureau et augmenter la productivité. Cependant, ils peuvent prêter à confusion - surtout au début - car le processus, ainsi que le téléphone lui-même, sont souvent très différents de ce que vous utilisez actuellement. Bien que le fournisseur, le type et les fonctionnalités du téléphone et la taille du système rendent chaque système téléphonique différent, le «fonctionnement interne» de base partage des caractéristiques communes et peut vous donner un bon point de départ pour mieux comprendre un système téléphonique de bureau que vous envisagez ou êtes déjà utilisant.
Les faits
Avant de comprendre le fonctionnement d'un système téléphonique de bureau, vous devez l'identifier par type. Les deux types de base - les succursales multilignes et privées - sont similaires mais diffèrent par leur degré de complexité. Le plus simple est un téléphone multiligne standard. Avec un téléphone multiligne, vous pouvez avoir un maximum de huit à 10 lignes individuelles dans un même téléphone, chacune d’entre elles s’affiche généralement sous la forme d’une ligne individuelle, comme «Ligne 1», «Ligne 2» et «Ligne 3» sur chaque poste téléphonique du bureau. Les téléphones multilignes nécessitent un fonctionnement manuel. Un système d'échange de succursales privées - également appelé système PBX - est un système téléphonique automatique que les grandes entreprises utilisent souvent. Les systèmes PBX vous offrent la possibilité d'ajouter des lignes supplémentaires et l'automatisation rend inutile un réceptionniste central.
Multiligne
Les téléphones multilignes fonctionnent différemment selon les options disponibles. Dans un système de base, chaque ligne du système possède un numéro de téléphone distinct. Vous publiez chaque numéro de téléphone et traitez chacun comme une ligne distincte. La ligne recevant l'appel sonnera et un voyant clignotera, mais si la ligne est en cours d'utilisation, l'appelant recevra un signal occupé ou ira directement à la messagerie vocale. Une autre option est un service appelé «rollover» dans lequel vous ne publiez qu'un seul numéro et les appels entrants occupent les lignes par ordre décroissant. Par exemple, si vous avez trois lignes entrantes et que deux appelants passent un appel en même temps, un appel sonnera sur la ligne 1 et le deuxième appel sonnera sur la ligne 2. Les deux types offrent généralement des fonctionnalités telles que la messagerie vocale et le transfert d'appel, comme ainsi qu'un système de haut-parleurs qui permet à une réceptionniste d'alerter les employés des appels entrants.
Principes de base du PBX
Un système téléphonique PBX effectue les mêmes tâches générales qu'un système multiligne mais sans assistance humaine. Les appels entrants entrent via une mémoire tampon, une zone de réception centrale électronique, puis en fonction du numéro composé par l'appelant, l'une des deux actions suivantes a lieu. Si l'appelant compose un numéro central, il aura le plus souvent la possibilité de composer un numéro de poste immédiatement ou d'écouter une liste automatisée d'extensions téléphoniques, d'en choisir un et de se connecter. Si l'appelant compose directement l'une des lignes d'extension, il peut contourner complètement le système et se connecter au poste. Par exemple, si un numéro central est 555-4123, les numéros de poste directs peuvent être des numéros tels que 555-4124 et 555-4125.
Options PBX
Une option supplémentaire fournie par les systèmes téléphoniques PBX est la possibilité de se connecter en interne. Les employés peuvent utiliser un téléphone pour composer d'autres postes de bureau sans utiliser de ligne extérieure, généralement en composant les trois derniers chiffres du numéro, tels que 124 ou 125. Pour accéder à une ligne extérieure et passer un appel sortant, la plupart des systèmes PBX exigent que vous inclure un numéro supplémentaire - tel que le numéro 9 - avant de passer l'appel.