Le processus comptable a plus de 500 ans. La comptabilité moderne diffère très peu de celle commencée par Luca Bartolomeo de Pacioli, mathématicien et père de la comptabilité moderne, dans les années 1400. Le plus grand changement a été dans les outils utilisés: des ordinateurs au lieu de plumes et de papier. Le grand livre général est un élément principal du système comptable. Il contient les livres centraux de votre système et enregistre chaque transaction.
Définition
Le grand livre général est un résumé permanent des comptes qui détaille toutes les informations financières de votre entreprise dans les journaux, y compris les ventes, les encaissements et les décaissements. Les grands livres contiennent quatre parties: le plan comptable, les transactions financières, les soldes des comptes et les périodes comptables. En règle générale, les comptables désignent les comptes du plan comptable comme des comptes du grand livre général.
Responsable Administration et Finance
Vos comptes comprennent trois catégories principales: les actifs (ce que vous possédez), les passifs (ce que vous devez) et le capital (capitaux propres, revenus et dépenses). Chaque compte a son propre journal dans lequel vous enregistrez les débits et les crédits sur ce compte par date. Chaque transaction est ensuite ajoutée ou soustraite du solde initial, tout comme votre relevé bancaire. À la fin de chaque période comptable, le solde de clôture de ce compte est transféré dans le grand livre. Bien sûr, les logiciels de comptabilité modernes le font généralement pour vous, donc lorsqu'un compte est «inscrit» au grand livre pour une période comptable, il commence alors une nouvelle période comptable en utilisant son solde de clôture comme solde d'ouverture de la nouvelle période.
Formules
Deux formules de base régissent toute la comptabilité du grand livre. La première, la formule 1, stipule que les actifs (ce que vous possédez à une date précise) moins les passifs (ce que vous devez à une date précise) sont égaux aux capitaux propres (la valeur de votre entreprise à une date précise). La seconde, la formule 2, affirme que le revenu (l'argent que vous apportez sur une période donnée) moins les dépenses (l'argent que vous payez au cours de la période spécifiée) est égal au profit (changements de la valeur de votre entreprise au cours de la période spécifiée).
Rapports
Le grand livre général contient deux rapports principaux: le bilan et le compte de résultat. Le bilan résume la valeur de votre entreprise à un instant précis à l'aide de la formule 1. Le compte de résultat résume les performances de votre entreprise sur une période donnée et utilise la formule 2. La plupart des entreprises impriment les deux rapports à la fin de chaque mois. , trimestre et exercice.
Vue d'expert
Votre grand livre nécessite un entretien constant pour le garder rationalisé. Les comptables publics agréés (CPA) suggèrent généralement les conseils suivants pour réduire la quantité de travail d'audit requis. Éliminez les comptes à petit solde en les regroupant dans des comptes plus grands. All Business vous suggère de «réduire régulièrement le nombre de comptes du grand livre en fusionnant des comptes similaires». Avoir une personne responsable des écritures de journal; de cette façon, ils circulent de la même manière et sont suivis par une seule personne.