Les bons de travail et les factures sont utilisés lorsqu'une entreprise ou un entrepreneur fournit des services aux clients et les facture pour ces services. Un bon de travail est parfois appelé bon de commande, qui est également utilisé lorsqu'un client souhaite acheter des produits plutôt que des services. Une facture est générée, que les articles soient achetés ou que les services soient rendus.
Ordre de travail
Un bon de travail est généralement une demande écrite que le client fait pour des articles ou des services spécifiques. Les détails à inclure sur le formulaire sont le numéro du bon de travail, les adresses de facturation et de livraison du client, le nom du client, la date de la demande, la date de livraison prévue, les conditions de paiement, le mode de livraison, la description du poste, le prix unitaire, le sous-total, les taxes applicables, le total. coût et signature autorisée. La commande peut également inclure la quantité et le numéro de pièce ou d'article.
Facture
Une facture est une facture que vous envoyez au client pour demander le paiement de biens vendus ou de services exécutés. Bien que vous puissiez appeler une facture une facture de vente, la personne qui effectue l'achat peut l'appeler une facture d'achat. Les détails incluent la date et le numéro de la facture, votre numéro d'identification fiscale ou d'enregistrement, le nom et l'adresse de l'acheteur, le travail ou le numéro de commande, le coût unitaire et le prix total. Incluez également une ventilation des taxes, des rabais, de l'acompte versé, des conditions de paiement, de la date d'échéance et des frais de retard applicables.
Traiter
Certaines entreprises demandent à l'acheteur d'envoyer le bon de travail par fax ou par e-mail, tandis que d'autres leur permettent d'appeler la demande. Dans ce dernier cas, vous pouvez prendre la commande par téléphone, en fonction de la demande du client. Une fois la commande préparée, envoyez à l'acheteur une copie pour en demander confirmation. Une facture est toujours préparée par le vendeur. Lorsqu'un bon de travail change, l'original doit être mis à jour et la facture doit refléter les modifications respectives. Le bon de travail et la facture correspondante doivent être classés sous le compte du client.
Considérations
Si votre entreprise est petite, vous pouvez utiliser un logiciel de bureau pour préparer les bons de travail et les factures. Si vous avez de nombreux clients, pensez à investir dans un logiciel de gestion des commandes et de facturation. Cela vous permet de saisir, de suivre et de gérer les commandes et de facturer électroniquement les clients. Vous pouvez également exécuter des rapports chronologiques pour surveiller les factures impayées. Il peut être possible de combiner le bon de travail et la facture. Par exemple, si le travail effectué est faible, vous pouvez utiliser un seul formulaire au moment du service. Les entrepreneurs indépendants ou les petites entreprises peuvent utiliser un seul formulaire, tandis que les grandes entreprises ont tendance à séparer les deux.