Si votre entreprise héberge son système de messagerie à l'aide de Microsoft Exchange, vous bénéficiez d'un carnet d'adresses géré de manière centralisée appelé liste d'adresses globale ou GAL. Géré par votre service informatique et stocké sur le serveur Exchange, le GAL contient généralement des noms, des adresses et des informations de messagerie pour tous les membres de votre organisation disposant d'une adresse de messagerie d'entreprise. Si votre entreprise passe d'Exchange à un autre système de messagerie, ou si vous souhaitez un temps de réponse plus rapide lors de l'adressage des e-mails, vous pouvez également ajouter des éléments de la liste d'adresses globale à votre dossier de contacts stockés localement dans Outlook.
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Lancez Outlook et cliquez sur «Nouveau» pour ouvrir une nouvelle fenêtre de courrier électronique.
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Cliquez sur le bouton «Carnet d'adresses», puis sélectionnez «Carnet d'adresses global» dans le menu déroulant «Carnet d'adresses».
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Mettez en surbrillance toutes les entrées que vous souhaitez exporter vers votre dossier de contacts local. Pour exporter l'intégralité de la liste d'adresses globale, appuyez sur "Ctrl-A" pour tout sélectionner, y compris les groupes de distribution. Pour sélectionner une plage, cliquez sur le premier élément de la plage, maintenez la touche «Maj», puis cliquez sur le dernier élément.
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Cliquez avec le bouton droit sur les éléments en surbrillance et sélectionnez "Ajouter aux contacts". Le processus peut prendre quelques minutes, selon le nombre d'entrées que vous avez sélectionnées et la vitesse de votre connexion réseau.