Outlook Web Access permet aux utilisateurs d'accéder à des comptes de messagerie sans être à l'emplacement physique de votre entreprise, ce qui est avantageux si vous avez plusieurs bureaux, des employés qui font du télétravail ou qui doivent rester connectés pendant leurs déplacements. L'archivage des e-mails permet d'économiser de l'espace et le temps nécessaire pour faire défiler les anciens messages, tout en vous permettant de conserver les e-mails à des fins légales ou de conformité. Pendant que votre administrateur établira la fréquence de l'archivage automatique, vous pouvez à tout moment archiver manuellement un seul e-mail ou un groupe entier dans Outlook Web Access.
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Pour archiver un seul e-mail, sélectionnez le message que vous souhaitez archiver dans la boîte de réception ou dans un autre dossier. Cliquez sur le bouton "Marquer / Archiver" dans la barre d'outils directement au-dessus des en-têtes de dossier.
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Pour archiver plusieurs e-mails contigus, appuyez et maintenez la touche «Shift». Cliquez sur le premier et le dernier message du groupe que vous souhaitez archiver. Outlook Web Access sélectionnera tous les messages électroniques, y compris et entre ceux que vous avez sélectionnés. Relâchez la touche "Shift" et cliquez sur le bouton "Marquer / Archiver" dans la barre d'outils directement au-dessus des en-têtes de dossier.
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Pour archiver plusieurs e-mails séparés, maintenez la touche "Ctrl" enfoncée. Cliquez sur chaque e-mail que vous souhaitez archiver. Relâchez la touche "Ctrl" et cliquez sur le bouton "Marquer / Archiver" dans la barre d'outils directement au-dessus des en-têtes de dossier.