La gestion des stocks est un problème pour de nombreuses entreprises de services, car ces entreprises n'ont généralement pas de liste spécifique d'articles utilisés de la même manière qu'une entreprise de vente au détail. La nature d'une entreprise de plomberie et de chauffage, avec des stocks qui vont et viennent fréquemment pendant les appels, peut amener l'entreprise à dépenser trop d'argent en inventaire qui n'est pas nécessaire ou courir le risque de contrarier les clients avec des retards causés par le manque de pièces disponibles. La création d'un système d'inventaire pour votre entreprise de plomberie et de chauffage vous aidera à mieux suivre et à organiser votre inventaire actuel et à planifier l'inventaire de manière rentable.
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Choisissez un lieu de stockage pour votre inventaire, en tenant compte de la facilité avec laquelle vous pouvez vous déplacer sur les étagères et du climat, car des articles comme les ceintures, les tuyaux ou les coussinets isolants peuvent être endommagés par une exposition excessive à la chaleur, au froid ou à l'eau. Apportez tout votre inventaire actuel au lieu de stockage et demandez aux employés de dresser une liste de tous les articles actuellement dans leurs camions ou fourgonnettes.
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Créez un journal d'inventaire vierge en répertoriant tous les articles utilisés par votre entreprise de plomberie et de chauffage dans une seule colonne avec des dates en haut. Le nombre de chaque article peut être répertorié sous la date appropriée lorsque vous gérez votre inventaire. Vous pouvez utiliser des tableurs généraux tels que Microsoft Excel ou Open Office Calc ou sélectionner un programme spécialement conçu pour la gestion des stocks. Tout programme que vous utilisez doit être accompagné d'un didacticiel de base sur la manière de saisir des informations et de créer des titres, des graphiques ou des formules qui vous aideront à créer votre journal d'inventaire vierge.
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Entrez le numéro de chaque article de votre inventaire actuel dans le journal vierge. Pour gagner du temps et améliorer l'efficacité, saisissez votre inventaire au fur et à mesure que vous l'organisez dans votre espace de stockage. Placez les articles lourds ou encombrants et les articles souvent utilisés plus près de la porte pour ne pas avoir à les transporter loin. De plus, tenez compte des types d'appels de plomberie et de chauffage que votre entreprise reçoit le plus fréquemment - les pièces des mécanismes de plomberie ou des systèmes de chauffage plus anciens, rappelés ou moins populaires peuvent être notées dans l'inventaire, puis stockées dans les zones les moins accessibles.
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Passez en revue le journal de votre inventaire actuel et répertorie vos employés sur les fournitures qu'ils ont en main, ainsi que les reçus de vente et les bons de commande antérieurs pour déterminer quand commander des articles. Habituellement, en haut de la liste se trouvent les objets utilisés souvent ou qui ont tendance à devoir être remplacés fréquemment, tels que le ruban de plombier, le calfeutrage, le fil, les rondelles et les clapets en caoutchouc, les filtres de ventilation ou les éléments chauffants. Créez un calendrier pour la commande de certaines fournitures et définissez des rappels pour vous-même par e-mail ou via un programme de gestion de calendrier / de tâches sur les jours de vérification et de commande de l'inventaire.
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Utilisez votre feuille de calcul ou votre programme d'inventaire pour créer un formulaire de pièces vierges. Faites des copies et laissez-les dans la zone de stockage pour que les employés les utilisent lorsqu'ils chargent leurs camions ou fourgonnettes pour répondre aux appels de plomberie et de chauffage. Chaque fois qu'un article est supprimé, ajouté ou nécessaire, l'employé doit remplir un formulaire et le soumettre à votre bureau principal. Une fois par semaine environ, parcourez les formulaires de pièces et mettez à jour le journal d'inventaire. Cela vous aidera à mieux suivre les besoins et à modifier votre calendrier de commande de manière appropriée. Lorsqu'une pièce spécifique est nécessaire qui n'est pas déjà dans votre inventaire, créez une nouvelle entrée pour elle et notez qu'elle était pour un certain travail de plomberie ou de chauffage afin que vous puissiez suivre les tendances et commencer à commander cet article régulièrement si nécessaire.