Comment donner un rapport budgétaire

Un rapport budgétaire montrera où votre entreprise ou organisation se situe financièrement. Les rapports trimestriels vous permettent de suivre vos dépenses et de vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs budgétaires. Les rapports trimestriels vous permettent également d'effectuer des ajustements si nécessaire. Un rapport budgétaire doit être composé d'un document ainsi que d'une présentation dans laquelle vous pouvez répondre aux questions et apporter des ajustements au cours de votre réunion. Un rapport budgétaire réussi traitera à la fois des dépenses passées et des dépenses futures.

1

Préparez un rapport des dépenses du dernier trimestre ou du dernier exercice. Ce rapport doit résumer les dépenses dans chaque catégorie de dépenses de votre budget. Dans le rapport, vous pouvez ajouter une annexe qui répertorie les dépenses individuelles pour chaque catégorie. S'il y a des questions concernant des dépenses spécifiques pendant la réunion, cela fournira un point de référence facile.

2

Établissez une prévision des dépenses pour le prochain trimestre et pour le reste de l'exercice. Incluez les bénéfices attendus ainsi que toutes les dépenses attendues dans les prévisions. Vous n'avez pas besoin d'être aussi précis avec les dépenses prévues que pour les dépenses passées.

3

Choisissez les points que vous devez couvrir le plus lors de votre réunion. Concentrez-vous principalement sur les domaines où votre budget est supérieur ou inférieur. Ce sont les faits saillants que vous voudrez aborder lors de la réunion.

4

Abordez les domaines dans lesquels vous devrez réduire vos dépenses ou augmenter vos objectifs de revenus pour respecter votre budget. Ce sera probablement la plus grande partie de votre présentation. Vous devrez peut-être inclure une place dans cette partie de votre présentation pour discuter de la manière dont vous allez remédier aux lacunes du budget et de l'exercice en cours.

5

Créez des graphiques à inclure dans une présentation PowerPoint ou Keynote. Ces graphiques doivent toucher chacun de vos principaux points de la présentation et inclure des graphiques de dépenses et des excédents. Incluez des diapositives pour les questions auxquelles vous souhaitez répondre pendant la présentation.

6

Passez en revue votre matériel et entraînez-vous à faire la présentation. Prenez une deuxième copie de votre présentation sur une clé USB en guise de sauvegarde.

7

Distribuez une copie du rapport budgétaire à chaque personne participant à la réunion. Vous pouvez distribuer le rapport avant la réunion, afin que les participants puissent l'examiner et se préparer à répondre aux questions et à faire des suggestions.

8

Faites la présentation à votre groupe et restez concentré sur le budget tout en répondant à toutes les questions qui pourraient survenir pendant la réunion.