Le calcul des chiffres n'est pas un favori de nombreux propriétaires de petites entreprises, à moins bien sûr qu'ils ne soient également comptables. L'examen des états financiers et l'analyse des écarts, des ratios et des pourcentages vous donnent un outil pour améliorer les résultats et rapporter plus de votre argent durement gagné. Il ne faut pas un MBA pour faire un bon travail, mais cela prend du temps et une compréhension de ce que vous regardez.
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Notez tous les revenus, ou ventes, pour la période que vous analysez. Les revenus proviennent du cours normal des affaires. Ils n'incluent pas le produit de la vente d'actifs tels qu'un bâtiment, un équipement, une liste de clients ou une propriété intellectuelle. Les revenus peuvent être séparés par compte de chaque produit et comparés au total pour voir quel pourcentage des ventes chaque produit génère.
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Additionnez tous les coûts de production de chaque produit à vendre. C'est ce qu'on appelle le coût des marchandises vendues. Par exemple, vous incluez les matières premières et les coûts de main-d'œuvre pour la fabrication d'un widget, mais pas les commissions sur les ventes, la publicité ou les salaires administratifs. Chaque compte dans les dépenses peut être comparé en pourcentage du coût total des marchandises vendues pour voir comment ils varient. S'il y a plusieurs produits, les comptes et donc les calculs peuvent être calculés pour déterminer le coût des marchandises vendues de chaque produit.
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Soustrayez le coût des marchandises vendues des revenus pour calculer la marge brute en dollars. Divisez les dollars de marge brute par les revenus totaux et convertissez-les en pourcentage. La marge brute vous indique quelle part des dollars générés par les ventes est disponible pour les bénéfices. Une marge brute croissante signifie généralement une rentabilité plus élevée. Comparez la marge brute entre les périodes, par exemple, mois par mois ou cette année par rapport à l'année dernière.
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Déterminez si la marge brute a changé parce que le prix du produit a changé ou si les dépenses ont changé. La diminution des dépenses signifie que vous augmentez votre productivité et votre marge brute.
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Additionnez les coûts de marketing, y compris la publicité, les salaires de vente et de marketing, les dépenses du site Web, les commissions et les tirages. Calculez les coûts en pourcentage des ventes. Comparez le pourcentage entre les périodes pertinentes. Vous constaterez peut-être que pour augmenter les ventes, vous avez dû augmenter la publicité en pourcentage des ventes. Divisez les coûts de marketing par les unités de produits vendues. Cela vous indique combien il en coûte pour chaque unité à commercialiser. Chaque compte des dépenses de marketing peut être considéré comme un pourcentage des dépenses totales. Par exemple, les entreprises qui dépendent de la publicité générale pour générer la plupart de leurs ventes ne considèrent que la publicité en pourcentage des ventes.
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Calculez les frais administratifs en additionnant les autres dépenses, y compris les salaires administratifs, les avantages sociaux, les frais généraux de bureau tels que le loyer, les assurances, les frais de port et les déplacements. N'incluez pas la dépréciation, l'amortissement ou les intérêts. Là encore, les dépenses administratives peuvent être analysées en pourcentage des ventes.
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Soustrayez le coût des marchandises vendues, les dépenses de marketing, les dépenses administratives, la dépréciation, les intérêts et l'amortissement des revenus pour arriver à la marge brute, également appelée revenu brut. Divisez le revenu brut par le total des revenus pour comparer année après année. Un pourcentage croissant signifie que votre entreprise s'améliore.
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Ajoutez tout gain ou perte résultant de la vente d'actifs au revenu brut. Recherchez la valeur comptable de l'actif et soustrayez-la du prix de vente. C'est un gain si le nombre est positif et une perte si le nombre est négatif. Il s'agit du revenu brut ajusté du gain ou de la perte sur les actifs. Calculez les impôts sur le revenu brut ajusté et soustrayez-les du revenu brut pour calculer le revenu net. Le revenu net peut également être exprimé en pourcentage des revenus.
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Rajoutez les dépenses non monétaires telles que la dépréciation et l'amortissement au bénéfice net pour savoir quelle est la situation de trésorerie. Une entreprise peut se retrouver avec un profit et être en situation de déficit de trésorerie.
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Comparez chacun des comptes à l'année dernière et calculez un écart en dollars et en pourcentage. Comparez chacun des comptes aux montants budgétés et calculez un écart. Déterminez pourquoi il y a eu un écart. Par exemple, si les commissions de vente ont augmenté, c'est peut-être parce que l'entreprise a dû augmenter le niveau de commission pour rester compétitive.