Lorsque vous utilisez le logiciel de comptabilité QuickBooks, vous pouvez configurer une liste de comptes dans différentes catégories telles que les passifs, les actifs, les dépenses et les revenus. Lorsque vous souhaitez consulter des informations sur un élément de campagne dans ce programme, vous devez configurer un compte individuel pour cet élément de campagne. Il en va de même si vous souhaitez déclarer des informations financières dans une déclaration de revenus - vous devez créer un compte spécifique pour déclarer et collecter les données.
Créer un nouveau compte
Pour attribuer un compte de dépenses à une ligne de taxe dans QuickBooks, vous devrez créer un nouveau compte. Ouvrez le menu «Plan comptable» et cliquez sur le bouton «Compte». Sélectionnez ensuite «Nouveau». Un nouveau menu apparaîtra avec une liste de types de comptes parmi lesquels choisir. Sélectionnez «Dépenses» et cliquez sur le bouton «Continuer». L'écran suivant vous donne la possibilité de créer un nom pour le nouveau compte. Après avoir créé un nom, informez le programme QuickBooks si ce nouveau compte est un sous-compte. Par exemple, vous pouvez avoir un compte de frais généraux avec des sous-catégories pour les dépenses liées aux coûts de construction, aux stocks ou aux salaires des employés. Pour indiquer que le nouveau compte est un sous-compte, cochez la case correspondante à l'écran et cliquez sur le compte de brevet.
Ajout d'informations supplémentaires
Après avoir créé un nouveau compte de dépenses, vous pouvez enregistrer les informations relatives au compte. Par exemple, si les frais concernent une police d'assurance, vous pouvez saisir le nom de la compagnie d'assurance, le numéro de la police, le nom de votre agent d'assurance et les dates de la durée de la police. Utilisez les différents menus déroulants pour vous aider à saisir les informations appropriées pour le nouveau compte de dépenses.
Ajouter le compte de dépenses à une ligne fiscale
Accédez à l'écran ou au menu «Mappage des lignes fiscales» dans QuickBooks et sélectionnez le formulaire fiscal que vous souhaitez utiliser. Vous trouverez un menu déroulant dans lequel vous pouvez sélectionner la ligne de taxe qui correspond aux données du compte de dépenses. Après avoir sélectionné la ligne de taxe, utilisez le menu déroulant pour affecter le nouveau compte de dépenses que vous avez créé ou celui que vous avez précédemment créé.
Comptes existants
Pour affecter un compte de dépenses existant à une ligne de taxe dans QuickBooks, ouvrez le menu «Plan comptable» et mettez en surbrillance le compte de dépenses approprié. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du compte et sélectionnez "Modifier le compte". Ensuite, choisissez l'option pour ajuster les informations «Tax-Line Mapping» dans le menu qui apparaît. Utilisez les menus déroulants suivants pour choisir le formulaire fiscal et la ligne d'impôt appropriés.
Votre comptable
Si votre comptable a accès aux données que vous enregistrez dans QuickBooks, il peut être préférable que cette personne attribue les comptes de dépenses aux lignes fiscales. Certains comptables préfèrent effectuer cette tâche eux-mêmes, car cela permet d'assurer l'exactitude et la cohérence de la comptabilité. Pour éviter d'avoir à revenir en arrière sur des données potentiellement incorrectes à l'avenir, consultez votre comptable avant d'ajuster vos comptes de dépenses et leurs lignes fiscales.