Afin de garder vos livres organisés et de rendre les rapports faciles à compiler et à lire, QuickBooks vous offre la possibilité de configurer des sous-comptes sous différentes en-têtes de compte, afin que vous puissiez suivre les dépenses non seulement par type, comme les voyages, mais aussi les types de choses dont vous pourriez avoir besoin en voyage, comme les repas, la location de voiture, les hôtels et la petite caisse. De cette façon, tous ces sous-comptes apparaissent sous la rubrique Voyage, ce qui facilite la lecture des rapports. Vous pouvez ajouter des sous-comptes à n'importe quel compte parent dans votre plan de comptes.
Configurer des sous-comptes
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Cliquez sur le menu "Liste" et choisissez "Plan comptable". Cliquez sur le menu "Comptes" en bas de la fenêtre, puis cliquez sur "Nouveau".
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Cliquez sur la liste déroulante «Type» et choisissez votre type de sous-compte: «Revenus», «Dépenses», «Passif», «Actif» ou «Banque». Les types de sous-comptes doivent être les mêmes que le type de compte parent - par exemple, vous ne pouvez pas utiliser un compte de revenus comme sous-compte pour un compte de dépenses. Cochez la case "Sous-compte de" et choisissez un compte parent dans cette liste déroulante.
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Cliquez sur la liste déroulante "Ligne de taxe" et choisissez une ligne de taxe appropriée. Consultez votre comptable ou reportez-vous à l'article du support QuickBooks sur les lignes fiscales (lien dans les ressources). Pour éviter que des entrées doubles n'apparaissent sur vos formulaires fiscaux, n'affectez que des lignes fiscales à vos sous-comptes.
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Saisissez un solde de départ dans ce champ, si vous avez déjà effectué le suivi des dépenses dans ce compte. Si ce compte est nouveau et que vous n'avez pas encore saisi la première transaction, laissez le solde de départ à zéro. Cliquez sur le bouton "OK".
Utilisation des sous-comptes
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Cliquez sur le menu "Comptabilité" et choisissez "Ecrire des chèques".
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Cliquez sur la liste déroulante des fournisseurs dans le champ «À» et saisissez un montant dans le champ «Montant». Ajustez le numéro de chèque et les champs de date pour refléter les informations exactes de ce chèque.
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Cliquez sur la liste déroulante sous la colonne "Comptes" et sélectionnez le sous-compte approprié. Le montant total du chèque passe automatiquement dans la colonne «Montant». Si vous avez fait un chèque pour des montants qui seraient dans deux sous-comptes différents, ajustez le montant à côté du sous-compte que vous avez déjà choisi et répétez cette étape avec la ligne suivante.
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Cliquez sur "Enregistrer et fermer". Tous les rapports qui incluent le compte parent sont divisés en sous-comptes.