Un journal d'activité des reçus de caisse est un document source utilisé lors des transactions en espèces lorsque les reçus ou une caisse enregistreuse peuvent ne pas être disponibles. Par exemple, si un organisme de bienfaisance envoie des bénévoles dans la communauté pour collecter des fonds pour un projet spécial, le bénévole peut être invité à tenir un registre des reçus en espèces pour rendre compte des sommes reçues. Le montant en espèces transformé en comptable doit être en accord avec le journal. Considérez le journal comme un document source qui suit les créances de trésorerie et permet à la comptabilité de rapprocher l'argent reçu avec le montant qui aurait dû être collecté pour les produits vendus.
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Créez un journal de feuille de calcul. Un journal d'activité des reçus de caisse comprend généralement des colonnes pour la date; le nom et l'adresse de l'acheteur; le nom du produit; quantité vendue; coût par article; et le total des liquidités reçues. Des colonnes supplémentaires peuvent être configurées pour le numéro de téléphone du client, le numéro ou le nom de l'employé et la date de livraison. La clé est de suivre les informations dont la comptabilité aura besoin pour traiter les encaissements et suivre le paiement jusqu'aux commandes de produits ou aux ventes. Ajoutez autant de lignes que vous le souhaitez, mais limitez le journal à une page. Le journal peut être imprimé pour les personnes en déplacement ou rempli au bureau au fur et à mesure que l'argent arrive.
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Remplissez le journal chaque fois que vous recevez de l'argent. Assurez-vous que le total correspond au montant d'argent reçu.
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Calculez le total général lorsque vous êtes prêt à rendre l'argent en ajoutant la colonne «Total». Assurez-vous que les liquidités correspondent au total général avant de les remettre en comptabilité. Les procédures comptables doivent identifier la fréquence à laquelle les fonds en espèces sont remis pour être déposés. En cas de pénurie, vérifiez la multiplication de la quantité par le prix unitaire ainsi que l'addition qui constitue le total général.