L'assurance est une dépense d'exploitation pour les entreprises. Les entreprises souscrivent une couverture d'assurance en payant des primes d'assurance et enregistrent les transactions connexes en conséquence. Selon la durée de l'assurance souscrite à chaque fois, les entreprises peuvent enregistrer l'assurance pour des utilisations sur plusieurs périodes comptables. En d'autres termes, les entreprises peuvent avoir à journaliser les dépenses d'assurance périodiquement à mesure que l'assurance expire au fil du temps, au lieu de passer en charges le montant total de l'achat d'assurance en une seule fois au cours d'une seule période.
Assurance prépayée
L'assurance est généralement prépayée car les entreprises peuvent l'acheter pour une durée de six mois, un an ou plusieurs années. Le montant total de l'assurance prépayée n'est pas comptabilisé comme une dépense immédiate au moment de l'achat lorsque l'assurance n'a pas été utilisée. La couverture d'assurance n'expire qu'avec le temps. Ainsi, le montant total en espèces dépensé pour la prime d'assurance n'est pas une dépense au cours de la période en cours. Les entreprises ont simplement échangé des espèces contre le droit à une certaine couverture d'assurance à l'avenir.
Assurance expirée
Une assurance expirée au cours d'une période est comptabilisée comme une charge d'assurance pour la même période. Les entreprises perdent ou auraient consommé leur couverture d'assurance prépayée au fil du temps, qu'elles l'aient effectivement utilisée ou non en déposant des réclamations. Les entreprises enregistrent périodiquement une assurance expirée en fonction de l'intersection de leurs périodes comptables et de la structure temporelle de l'assurance. À la fin de la durée de l'assurance, le total de l'assurance expire et les sociétés auraient entièrement comptabilisé le total de l'assurance prépayée en charges sur plusieurs périodes.
Actif et dépense
Alors que les assurances expirées au cours de chaque période comptable sont comptabilisées en charges et déclarées dans le compte de résultat, le total des charges payées d'avance est comptabilisé comme un actif au moment de l'achat et inscrit au bilan. Tous les actifs fournissent certains services publics et une assurance prépayée en tant qu'actif permet aux entreprises de bénéficier d'une couverture d'assurance. Cependant, à mesure que l'assurance expire avec le temps, le montant des dépenses payées d'avance en tant qu'actif diminue.
Données Journalières
Les entreprises utilisent deux jeux d'écritures de journal pour enregistrer les transactions liées à l'assurance, impliquant à la fois une assurance prépayée et une assurance expirée. Lorsque les entreprises paient initialement la prime d'assurance totale, un débit est inscrit au compte d'actif de l'assurance prépayée et un crédit est inscrit au compte de caisse pour les liquidités dépensées. À mesure que l'assurance expire au fil du temps, les entreprises débitent le compte de dépenses de l'assurance expirée et créditent l'assurance prépayée pour réduire le solde du compte d'actif. À la fin de la durée de l'assurance, le compte d'assurance prépayée devrait avoir un solde nul.