Les listes déroulantes Excel, comme celles que l'on trouve sur les pages Web, vous aident à afficher de grandes quantités de données dans une petite zone. Ils sont également utiles pour limiter les choix qu'un utilisateur de feuille de calcul Excel peut faire lors de la modification d'une cellule. Si vous recevez une feuille de calcul Excel contenant une liste, vous pouvez avoir des difficultés à la mettre à jour si vous ne comprenez pas où Excel obtient les valeurs de la liste. Vous pouvez identifier la source de données d'une liste et la mettre à jour rapidement en apprenant à utiliser les outils de validation des données d'Excel.
Modifier la liste sans nom
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Lancez Excel et cliquez sur la cellule qui contient une liste déroulante pour sélectionner cette cellule.
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Cliquez sur «Données» et choisissez «Validation des données» pour afficher la fenêtre de validation des données.
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Cliquez sur l'onglet «Paramètres» de la fenêtre et notez la valeur dans la zone de texte «Source». Cette valeur peut être une plage nommée ou une plage de cellules. Une plage nommée est simplement un nom, tel que «= Ventes», qu'une personne a attribué à une plage de cellules. Si les propriétaires de feuilles de calcul ont défini une plage de cellules, ils l'ont fait en utilisant la syntaxe ci-dessous:
= Feuille1! $ C $ 1: $ C $ 3
Le mot «Sheet1» spécifie la feuille de calcul qui contient la plage de cellules affichée à droite de «Sheet1». Dans cet exemple, cette plage englobe les cellules C1 à C3. Si vous voyez une plage de cellules comme celle-ci, la cellule que vous avez sélectionnée remplit sa liste à partir des cellules de la plage spécifiée. Passez à la section suivante si vous voyez une plage nommée dans la zone de texte «Source». Sinon, passez à l'étape suivante de cette section.
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Modifiez les valeurs de la plage de cellules afin qu'elles identifient une nouvelle plage que vous souhaitez utiliser pour remplir la liste. Par exemple, si vous souhaitez que la liste de la cellule sélectionnée affiche les valeurs résidant dans les cellules C1 à C4 au lieu de C1 à C3, tapez ce qui suit dans la zone de texte «Source»:
= Feuille1! $ C $ 1: $ C $ 4
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Cliquez sur «OK» pour fermer la fenêtre de validation des données et revenir à la feuille de calcul. Cliquez sur la flèche en regard de la cellule que vous avez sélectionnée. La liste s'ouvre et affiche la nouvelle plage de cellules que vous avez définie.
Modifier la liste nommée
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Souvenez-vous du nom de la plage nommée que vous voyez dans la zone de texte «Source» de la fenêtre de validation des données et cliquez sur «OK» pour fermer la fenêtre et revenir à la feuille de calcul.
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Recherchez la zone de texte «Nom» en haut d'Excel. Cette boîte apparaît sous le ruban et se trouve sur le côté gauche de l'interface utilisateur. Les mots «Zone de nom» apparaissent dans une info-bulle lorsque vous déplacez votre souris dessus.
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Tapez la valeur de la plage nommée dans cette zone de texte et appuyez sur "Entrée". Excel trouve le groupe de cellules qui composent cette plage et le met en surbrillance.
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Modifiez les valeurs dans les cellules si vous souhaitez mettre à jour leurs valeurs. Excel mettra à jour la liste et vous n'avez plus de travail à faire. Cependant, si vous souhaitez ajouter une nouvelle cellule à la liste ou en supprimer une existante, passez à la section suivante. Vous devrez effectuer quelques tâches supplémentaires pour qu'Excel sache que vous avez ajouté ou supprimé des cellules qui composent la liste.
Mettre à jour la liste nommée après l'ajout ou la suppression de cellules
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Ajoutez une ou plusieurs nouvelles cellules à la fin du groupe de cellules mis en surbrillance dans la section précédente.
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Accédez à la barre d'outils, cliquez sur "Formules" et sélectionnez "Gestionnaire de noms". La fenêtre Gestionnaire de noms s'ouvre et affiche les noms des plages nommées qui existent dans la feuille de calcul.
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Cliquez sur le nom de la plage nommée précédemment.
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Accédez à la zone "Se réfère à" en bas de la fenêtre et saisissez une nouvelle plage qui inclut toutes les cellules du groupe de cellules que vous avez mis à jour. Par exemple, si les cellules du groupe se composent désormais de cellules C1 à C5, saisissez ce qui suit dans la zone de texte "Se réfère à":
= Feuille1! $ C $ 1: $ C $ 5
Cet exemple suppose que les cellules résident dans la feuille de calcul nommée «Sheet1». S'ils se trouvaient dans une feuille de calcul nommée «Sheet2», tapez ce qui suit afin que le premier mot corresponde au nom de la feuille de calcul:
= Feuille2! $ C $ 1: $ C $ 5