Les télécopieurs représentent un moyen pratique de partager des informations qui doivent arriver plus rapidement que le courrier ordinaire ne peut les transmettre. Lorsque l'appareil que vous essayez de contacter sonne occupé pendant de longues périodes, la frustration de soigner votre tâche de télécopie jusqu'à une conclusion satisfaisante peut usurper un temps de travail autrement productif. Pour faire parvenir votre document à son destinataire, utilisez une approche structurée pour dépanner votre connexion potentielle.
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Autorisez votre télécopieur à recomposer le numéro occupé. Les télécopieurs relancent automatiquement les appels lorsque le destinataire ne répond pas. Le nombre de tentatives de votre appareil peut être ajustable, consultez donc votre guide de l'utilisateur pour connaître les paramètres.
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Appelez la ligne vocale d'un client ou d'un fournisseur auquel vous transmettez le numéro de fax direct. Renseignez-vous quand elle s'attend à ce que sa ligne de télécopie se dégage afin que vous puissiez cibler votre heure d'appel. Si la ligne ne s'efface pas à temps, recherchez un autre numéro de fax que vous pouvez utiliser pour envoyer le matériel, soit à un collègue de votre contact, soit à une ligne de fax générale.
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Demandez à votre destinataire si vous pouvez envoyer le document sous forme de pièce jointe PDF à un e-mail. Si votre transmission consiste en un fichier provenant de votre ordinateur, vous pouvez le distiller au format Acrobat et l'envoyer par courrier.
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Utilisez la capacité de transmission programmée de votre télécopieur pour envoyer le fax après les heures d'ouverture, lorsqu'une ligne exceptionnellement occupée se dégage enfin. Vérifiez auprès de votre destinataire pour vérifier que le matériel ne sera pas dérangé pour son attention le lendemain.