Les documents de vision et de portée définissent ce que votre client ou votre entreprise a en tête et décrivent le processus de travail nécessaire pour atteindre cette vision. Par exemple, les entrepreneurs bénéficient de la rédaction d'un document sur la vision et la portée pour définir leurs idées commerciales et énumérer comment les transformer en réalité. Les chefs de projet utilisent un tel document pour identifier le résultat attendu du projet et pour exposer les méthodes et activités nécessaires pour atteindre ce résultat.
Vision vs portée
La vision et la portée sont deux choses différentes. Un document sur la vision et la portée commence par la section sur la vision qui définit la tâche à accomplir. Une fois la vision claire, la partie portée du document décrit une feuille de route des étapes clés du projet et des détails sur les activités à réaliser ainsi que les méthodologies à utiliser. Lorsque vous clarifiez votre vision, créer une feuille de route efficace et efficiente est beaucoup plus facile.
Énoncé de vision
La partie vision de votre document est souvent difficile à rédiger car la vision est un concept, pas une chose. La vision est la solution que votre client souhaite que vous lui fournissiez. Dans votre propre entreprise, votre vision est ce que sera l'entreprise à un moment donné dans le futur. N'écrivez pas les objectifs au lieu de la vision. Les objectifs sont des repères à court terme. La vision est à long terme et se réalise en atteignant vos objectifs en cours de route. Développez la vision en demandant pourquoi le client vous a contacté, pourquoi le projet a été créé ou pourquoi l'entreprise existe. Ensuite, répondez à ce que veut le client, à ce que le projet espère créer ou à ce que fait l'entreprise. Décrivez plus en détail la vision en examinant le moment, le lieu et le degré d'implication dans la vision.
Portée des travaux
La portée du travail détaille la manière dont vous réaliserez la vision ou la tâche à accomplir. Commencez par lister les livrables et la date de livraison requise. Établissez des repères sur une chronologie qui marquent la progression vers la tâche à accomplir ou la vision. Identifiez les responsabilités du client ou de l'entreprise en ce qui concerne la fourniture d'informations et les responsabilités de votre équipe de projet dans le reporting de l'avancement. Précisez toutes les exigences spécifiques, telles que le type d'équipement ou les fournisseurs spécifiques à utiliser. Enfin, attribuez des tâches aux membres de l'équipe de projet.
Style de document
Utilisez des en-têtes de niveau supérieur pour les sections de vision et de portée, et utilisez des en-têtes secondaires pour différents sujets dans chaque section. Mettez les détails dans une liste à puces sous chaque sujet. Utilisez des graphiques, des tableaux et des échéanciers au besoin pour clarifier les points. Un bon document de vision et de portée est facile à comprendre, rapide à lire et peut être utilisé comme liste de contrôle pendant le projet. Donnez à votre document un aspect professionnel avec une page de garde qui comprend le titre du projet, la date du document, une liste des personnes responsables du projet et une liste des personnes autorisées à recevoir le document. S'il fait plus de quelques pages, incluez une table des matières. Prendre le temps de planifier votre document - en particulier pour définir la vision - et accorder une attention adéquate aux détails produit un document plus impressionnant et utile.