Les banques, les coopératives de crédit et les institutions financières doivent se soumettre à un examen approfondi des procédures et des pratiques, tout comme les entreprises publiques doivent se soumettre à des audits officiels. Dans le cadre de ce processus, les banques doivent évaluer des transactions financières spécifiques, des virements électroniques, des virements de chambre de compensation automatisée (ACH) et des flux monétaires sur les comptes bancaires. Ces revues contribuent à assurer la stabilité de la banque et le respect des lois et règlements. Les entreprises qui font affaire avec une banque faisant l'objet d'un audit peuvent avoir des demandes officielles d'informations ou de documents supplémentaires pour aider à soutenir le processus. Répondre à un audit bancaire est généralement un événement de routine et ne doit pas être une source d’alarme ou d’anxiété.
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Passez en revue la demande d'audit bancaire. Notez les restrictions de temps, les exigences en matière de données, les préférences de présentation et les méthodes de transmission. Si des informations ne sont pas claires, demandez des éclaircissements au contact d'audit de la banque comme indiqué sur la demande.
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Discutez de la demande avec les responsables financiers, les cadres et le responsable de la comptabilité hiérarchique associé à la source d'information. Concentrez-vous sur la manière dont les informations doivent être obtenues et présentées. Réfléchissez à toutes les ramifications potentielles de la fourniture des informations. Faites appel à un avocat si des problèmes de confidentialité, d'employés, de clients ou criminels pourraient découler de la fourniture des informations demandées.
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Créez un fichier et un emplacement de stockage pour la documentation. L'exigence peut nécessiter un emplacement de stockage réseau sécurisé et un site de stockage physique. Assurez-vous que les données seront sécurisées à tout moment et que seul le personnel autorisé aura accès aux fichiers.
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Extraire des informations ou des données. Travaillez avec le personnel informatique pour trouver la documentation sur les disques de sauvegarde ou le stockage hors site si nécessaire. Assurez-vous que l'extraction de données répond aux exigences de sécurité et rassemble toutes les informations pertinentes.
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Vérifiez les données. Vérifiez les informations avec les rapports financiers, le grand livre général, les rapports sur les opérations de paiement et les relevés bancaires. Utilisez plusieurs méthodes de validation si possible.
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Créez un package de données et d'informations qui répond pleinement à la demande d'audit. Le dossier doit inclure une lettre récapitulative des conclusions, les pièces justificatives nécessaires et toutes les réponses juridiques nécessaires.
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Présentez les informations d'audit. En fonction du processus d'audit, les données peuvent être transmises à une société d'audit tierce, à un représentant légal ou à un autre mandataire désigné. Si un audit de processus est demandé, un examen sur site peut être nécessaire pour le transfert des données.
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Demandez une lettre de conformité d'audit. Demandez au contact d'audit de la banque une documentation de votre conformité à la demande d'audit. Toute modification bancaire requise en raison des constatations de l'audit doit être indiquée dans la lettre de confirmation.