Le but d'un audit financier est triple. Tout d'abord, il faut confirmer que des procédures sont en place pour diriger une entreprise afin d'obtenir des niveaux de profit optimaux. Deuxièmement, vérifier la conformité avec toutes les agences de réglementation applicables. Et le troisième est de protéger toutes les parties prenantes de l'entreprise contre les risques de pratiques frauduleuses. À cette fin, toutes les entreprises - qu'elles soient publiques ou privées - devraient procéder à des audits périodiques pour protéger leur sécurité financière. Au minimum, une liste de contrôle d'audit fondamentale doit être utilisée et un audit administré par un comité impartial au sein de l'entreprise. Cependant, la solution la plus prudente consiste à faire réaliser un audit par un cabinet d'audit externe qualifié deux fois par an.
Budgets et états financiers
Une entreprise judicieuse dispose d'un ensemble de budgets et d'états financiers qui leur permet de surveiller et de mesurer la santé financière de l'entreprise jusqu'à la fin de l'année. Les budgets doivent être établis au début de chaque année pour des revenus et dépenses ciblés, puis surveillés mensuellement. Quatre états financiers principaux, le bilan, le compte de résultat, l'état des capitaux propres et l'état des flux de trésorerie, doivent être examinés pour vérifier l'exactitude, l'exhaustivité et la conformité avec les principes comptables généralement reconnus.
Documentation de transaction
Toutes les transactions financières doivent être documentées dans le grand livre général de l'entreprise. Qu'elle soit documentée sous forme manuelle ou avec un système électronique, chaque transaction doit être systématiquement enregistrée avec suffisamment d'informations pour identifier qui l'a créée et dans quel but. Chacun doit être tamponné avec la date de la transaction.
Revenus et coûts de vente
Le personnel d'audit doit effectuer des tests sur les écritures des revenus et des coûts des ventes dans le grand livre général et les états financiers ultérieurs. Les entrées de ventes doivent être confirmées en prouvant l'expédition des produits; prestation de services; ou des calculs comptables en pourcentage d'avancement, qui permettent aux entreprises d'enregistrer des revenus périodiques sur des contrats à long terme. Les entrées des coûts des ventes doivent être correctement synchronisées avec les entrées de revenus associées et leur exactitude doit être vérifiée.
Approbations de dépenses
Toutes les dépenses, qu'elles soient payées en espèces ou par chèque, doivent être régies par des procédures écrites et contrôlées avec des niveaux d'approbation appropriés avant le paiement. Les chèques et les fonds de petite caisse doivent être enfermés avec un accès minimal. Une double signature doit être exigée et vérifiée pour la libération d'espèces ou de chèques, y compris les dépenses salariales.
Comptes de régularisation
Des régularisations devraient être en place pour constituer des réserves de bilan pour les paiements en attente. Cela devrait inclure des éléments tels que les sommes dues pour les salaires des employés gagnés en attente de traitement de la paie, les vacances ou les congés de maladie et les accords de primes ou de commissions. Les provisions devraient également être financées pour les impôts d'État, locaux et fédéraux dus pour la propriété, les ventes ou les revenus, comme l'exige la loi.
Balance de vérification
La «balance de vérification» d'une entreprise comprend les valeurs de tous les comptes à partir d'un instantané dans le temps. Les procédures d'audit doivent confirmer les soldes en accordant une attention particulière au rapprochement des principaux. Une documentation doit être fournie à l'appui des soldes des comptes débiteurs et des comptes créditeurs, sous la forme de rapports chronologiques détaillés. L'inventaire et les immobilisations doivent être confirmés par article, quantité et valeur, avec vérification des comptes cycliques périodiques pour confirmer l'exactitude tout au long de l'année. Les soldes de trésorerie doivent être confirmés par rapprochement avec les relevés bancaires.
Séparation des tâches
Il est impératif de vérifier la séparation des tâches pour toutes les transactions financières, de mettre en place des contrôles internes permettant d'éviter les erreurs ou les activités frauduleuses. Par exemple, la personne qui rédige un bon de commande ne devrait pas être en mesure de faire un chèque pour payer un fournisseur. Dans les petites entreprises, cela peut être difficile. Cependant, le personnel des finances peut solliciter du personnel d'autres départements pour soutenir ces freins et contrepoids.
Contrats majeurs
Étant donné que les contrats importants avec les fournisseurs ou les clients peuvent grandement affecter la situation financière d'une entreprise, tous les accords doivent être revus pour confirmer que l'entreprise respecte ses obligations contractuelles. Cela comprend un examen des principaux contrats de location, des contrats d'achat et de vente, des polices d'assurance ou de toute autre obligation écrite de la société.
Statuts et procès-verbaux des réunions
Les règlements adoptés par le conseil d'administration au profit de l'entreprise et des parties prenantes doivent être documentés et revus pour vérifier la conformité à toutes les directives. Les procès-verbaux des réunions d'entreprise devraient également être examinés pour confirmer que les mesures appropriées ont été prises pour résoudre les problèmes discutés au cours de ces réunions.
Confirmer la conformité réglementaire
Des audits doivent être effectués pour confirmer la conformité avec toutes les agences de réglementation qui régissent l'entreprise. Cela devrait inclure le dépôt des impôts locaux, étatiques ou fédéraux. Il devrait également inclure le respect des agences qui exigent des rapports périodiques de statistiques ou d'autres mesures visant à réduire les risques physiques ou à maintenir un environnement commercial sain sur le plan financier.