QuickBooks est une solution logicielle financière tout-en-un destinée aux propriétaires de petites entreprises. Il suit les revenus et les dépenses, prépare les factures et la paie, organise les clients, et plus encore. Mais comme tout nouveau logiciel, il faut apprendre le jargon et les étapes pour devenir compétent avant de pouvoir gérer efficacement toute la comptabilité de votre petite entreprise.
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Installez QuickBooks sur votre ordinateur. À l'invite, indiquez le type d'installation souhaité, les options personnalisées ou réseau. Si vous n'utilisez QuickBooks que sur un seul ordinateur et qu'il ne partage pas de fichiers avec d'autres ordinateurs, choisissez «J'utiliserai Quckbooks sur cet ordinateur». Si d'autres ordinateurs accèdent aux fichiers, choisissez l'option appropriée pour que votre entreprise utilise le partage réseau. Indiquez ensuite le dossier dans lequel vous souhaitez installer le programme.
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Rassemblez les documents financiers importants nécessaires à la configuration de vos fichiers QuickBooks. Les éléments nécessaires comprennent le nom et l'adresse de votre entreprise, les numéros d'identification fiscale et les états financiers.
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Créez votre dossier d'entreprise. Cliquez sur l'icône du bureau QuickBooks pour lancer le programme. Lors de la première utilisation, vous aurez la possibilité d'utiliser l'assistant d'entrevue EasyStep pour vous guider tout au long du processus de configuration de votre dossier d'entreprise. Si vous n'avez jamais utilisé QuickBooks, profitez de l'option de l'assistant. Consultez également les didacticiels interactifs pour en savoir plus.
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Configurez et gérez vos comptes fournisseurs. Les vendeurs sont des entreprises que vous engagez pour soutenir votre entreprise, comme des fournisseurs ou des entrepreneurs indépendants. Cliquez sur "Vendor Center" dans la barre d'outils supérieure. Cliquez sur le bouton "Nouveau fournisseur" pour créer un compte fournisseur. Pour ajouter une transaction, cliquez sur «Nouvelle transaction». QuickBooks peut également créer un lien vers Excel si vous souhaitez exporter les informations de votre fournisseur, ou vers Word si vous souhaitez rédiger une lettre à vos fournisseurs. Cliquez sur "Excel" ou "Word" pour terminer ces actions.
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Configurez et gérez vos comptes d'employés. Cliquez sur "" Centre des employés "pour créer et gérer les comptes des employés. Choisissez" Nouvel employé "pour ajouter des informations sur les employés. Cliquez sur l'onglet" Transaction "pour ajouter le chèque de paie et d'autres transactions. Utilisez l'option" Saisir l'heure "pour gérer les feuilles de temps.
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Créez et gérez des comptes clients. Contrairement aux comptes des fournisseurs et des employés, qui impliquent vos dépenses, les comptes clients servent à suivre vos revenus et vos sommes dues. Cliquez sur «Centre client» puis sur «Nouveau client et emploi» pour ajouter une nouvelle source de revenus. Cliquez sur «Nouvelle transaction» pour ajouter des transactions telles que des factures, des devis et des paiements. Comme les comptes fournisseurs, vous pouvez exporter les informations client vers Excel ou générer des lettres via Word.
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Générez des rapports via le "Centre des rapports". Utilisez cette fonction pour obtenir un aperçu des domaines financiers de votre entreprise, comme un compte de résultat, un rapport sur les comptes clients ou des budgets.