Alors que les écoliers apprennent les freins et contrepoids lorsqu'ils étudient la Constitution et le gouvernement des États-Unis, le terme a une signification différente dans le monde de la comptabilité. À l'instar de la façon dont la branche judiciaire du gouvernement agit comme un contrepoids contre la branche législative, les entreprises divisent également les pouvoirs financiers et les contrôles pour s'assurer que les gens gèrent l'argent et les actifs des entreprises de manière appropriée et honnête.
Vol et détournement de fonds
En fin de compte, les freins et contrepoids visent à empêcher le vol et le détournement de fonds. Les employés qui manipulent les liquidités et les actifs et tiennent les livres peuvent avoir plusieurs millions de dollars entre leurs mains. Les gens sont tentés. Au fil du temps, la profession comptable a développé un certain nombre de systèmes suggérés pour s'assurer que les personnes qui gèrent l'argent le font bien au-dessus du tableau et que les intérêts des entreprises sont protégés.
Séparation des responsabilités financières
Comme avec le gouvernement, une séparation des pouvoirs aide à empêcher quiconque de prendre de grandes décisions par lui-même. En termes comptables, cela s'appelle la séparation des responsabilités financières. Par exemple, une entreprise peut demander à une personne de tenir les livres, à une autre personne à recouvrer les créances et à une autre personne à gérer les comptes fournisseurs. Et les chèques que le responsable des comptes fournisseurs coupe peuvent nécessiter la signature d'une ou deux autres personnes. Personne n'a tout le pouvoir financier ou toute la responsabilité.
Contrôle physique des liquidités et des actifs convertibles
Les entreprises qui acceptent des espèces et des actifs convertibles tels que les chèques et les mandats élaborent généralement des procédures minutieuses concernant le traitement de l'argent. Souvent, dans les banques, les guichets ferment les fenêtres toutes les heures pour compter leurs tiroirs, puis demandent à un directeur de faire de même. Il en va généralement de même pour les supermarchés et autres magasins de détail à fort volume.
Dans beaucoup de ces environnements, l'accès au coffre-fort peut nécessiter les clés de deux personnes. Certaines transactions bancaires nécessitent plus d'une personne pour vérifier et signer.
Accès sécurisé
De nombreuses entreprises contrôlent les zones auxquelles les employés ont accès. Le fait de limiter les réserves, les coffres-forts, les biens de valeur et même les salles de serveurs informatiques à quelques employés ou gestionnaires clés permet de protéger les actifs. Dans certains cas, comme les coffres-forts bancaires, les zones sécurisées peuvent nécessiter la clé de plusieurs personnes ou l'autorisation d'entrer.
Certaines entreprises utilisent des badges d'identification pour empêcher les employés d'un service d'accéder à d'autres parties du bâtiment. Par exemple, les employés du marketing peuvent ne pas être en mesure d'accéder au service financier.
Activités de surveillance
Faire en sorte que quelqu'un regarde par-dessus les épaules de chacun est une autre forme de contrôle. Les banques et les bureaux de poste ont généralement des caméras de sécurité surveillant leurs employés. Dans de nombreux cas, les entreprises effectuent des audits silencieux à l'aide de logiciels pour vérifier les activités des employés financiers. Et bien sûr, des audits connus fréquents aident à détecter les erreurs et les irrégularités.