La plupart des entreprises gardent une petite somme d'argent en main pour payer les dépenses mineures liées à l'entreprise qui ne justifient pas la rédaction d'un chèque ou l'utilisation de la carte de crédit d'entreprise. Un fonds de petite caisse est une méthode pratique pour payer les transactions des petites entreprises telles que les frais de port, les frais de livraison ou les fournitures de bureau d'urgence. Il est important de tenir des registres précis de toutes les dépenses de petite caisse à des fins de comptabilité.
Type de compte de petite caisse
La petite caisse est un actif courant et doit être inscrite au débit du bilan de l'entreprise. Pour financer initialement un compte de petite caisse, le comptable doit rédiger un chèque à l'ordre de «Petty Cash» pour le montant souhaité en espèces à conserver, puis encaisser le chèque à la banque de l'entreprise. L'écriture de journal sur le bilan doit indiquer un débit sur le compte bancaire de l'entreprise et un crédit sur le compte de petite caisse. Lorsque la petite caisse est utilisée pour des dépenses d'entreprise, le compte de dépenses approprié - comme les fournitures de bureau ou le remboursement des employés - doit être passé en charges.
Solde normal du compte de petite caisse
Le solde normal de la petite caisse peut varier en fonction de la taille de l'entreprise. En règle générale, une petite et moyenne entreprise conserve environ 100 $ en espèces, mais les grandes entreprises peuvent avoir jusqu'à 500 $, selon leurs besoins. Ce n'est généralement pas une bonne idée de garder une quantité excessive de liquidités en main ou un trop grand nombre de personnes y ayant accès en raison du risque de vol de petite caisse et de problèmes comptables potentiels.
Comment stocker et suivre les dépenses de la petite caisse
Les entreprises doivent garder la petite caisse dans un coffre-fort ou enfermée dans une caisse. Le propriétaire et le directeur financier devraient être les seuls employés ayant accès à la petite caisse afin qu'elle puisse être suivie et gérée avec précision. Un reçu doit être rempli pour tout argent prélevé et doit indiquer la date, le montant exact de l'argent comptant, la description de la dépense ainsi que le nom et la signature de la personne recevant l'argent comptant.
Reconstituer le compte de la petite caisse
Le compte de petite caisse doit être rapproché et réapprovisionné chaque mois pour s'assurer que le compte est équilibré et que tout écart est pris en compte. Le comptable doit rédiger un chèque à l'ordre de «Petty Cash» pour le montant des dépenses payées avec la petite caisse ce mois-là pour ramener le compte au montant initial. Le chèque doit être encaissé à la banque de la société et l'argent liquide remis dans le coffre-fort de la petite caisse ou dans le coffre-fort. Enregistrez le chèque sur le bilan avec un débit sur le compte bancaire de l'entreprise, un crédit sur le compte de petite caisse, puis utilisez les bordereaux de réception de petite caisse pour dépenser les différents comptes que la petite caisse a été utilisée pour payer.