De nombreuses petites entreprises - en particulier les détaillants - donnent du pouvoir aux consommateurs en acceptant plusieurs formes de paiement différentes pour des produits ou des services. Certains détaillants permettent aux clients d'encaisser un chèque professionnel, généralement un chèque de paie, et facturent des frais nominaux pour le service ou encaissent le chèque gratuitement si la facture du client dépasse un certain montant. Bien que l'encaissement d'un chèque professionnel puisse améliorer la fidélité et la satisfaction des clients, les propriétaires d'entreprise doivent réfléchir attentivement aux risques et aux récompenses, puis définir des politiques d'acceptation appropriées.
Normes de politique
Établissez des règles claires sur les types de chèques qui peuvent être acceptés. En général, les entreprises n'acceptent pas les chèques postdatés, les chèques de plus de 90 jours ou les chèques de plus de 10,000 10,000 $. La limite de 10,000 XNUMX $ concerne les lois fédérales sur le blanchiment d'argent; toute transaction impliquant XNUMX XNUMX $ en espèces nécessite un rapport de transaction en devises à déposer auprès de l'Internal Revenue Service.
Formez vos commis à inspecter les chèques d'entreprise pour vérifier que chaque chèque a une date, un nom de bénéficiaire, un montant en dollars avec des chiffres et le texte correspondant, une signature, le nom du payeur et les numéros de compte le long du bord inférieur du chèque. Demandez-leur de faire signer à votre client le verso du chèque en présence du greffier.
Si votre entreprise facture des frais de service pour l'encaissement d'un chèque professionnel, affichez ces informations dans un endroit bien en vue pour éviter toute confusion.
Vérifier les approbations
Les détaillants n'ont généralement aucun moyen de savoir si un chèque d'entreprise est valide, alors envisagez de vous abonner à un service de chambre de compensation, tel que Telecheck, pour des approbations instantanées sur les chèques d'entreprise. Fournissez également aux commis des directives sur la taille d'un chèque et le nombre de chèques qu'ils peuvent encaisser pour un client donné avant d'obtenir l'approbation de la direction.
Identification du client
Comme pour les chèques personnels, les commis doivent vérifier l'identité de leurs clients et s'assurer que la pièce d'identité présentée correspond au nom et à l'adresse imprimés sur le chèque d'entreprise. Dites aux employés qu'ils doivent enregistrer le numéro d'identification et la date d'expiration de chaque permis de conduire valide ou carte d'identité émise par l'État au dos du chèque et vérifier la signature d'endossement par rapport à l'ID.
Fraude et recouvrement
Publiez publiquement vos politiques concernant les chèques sans provision. De nombreux fournisseurs facturent des frais fixes pour chaque chèque sans provision, souvent de 15 $ à 30 $ par événement, et relient la responsabilité au client et non à la société émettrice du chèque. Assurez-vous qu'une politique écrite d'acceptation des chèques informe le client qu'elle est responsable si le chèque doit rebondir pour quelque raison que ce soit.
Surveillez les bulletins de la Federal Trade Commission (FTC) sur divers réseaux de fraude organisés opérant dans votre région et surveillez les alertes de la FTC pour détecter les signes de fraude potentielle parmi les clients.
Endossements
Formez vos greffiers à repérer les problèmes d'approbation courants. Ces défis comprennent les chèques de tiers (chèques à l'ordre d'une seule personne, qui signe le verso et écrit, «payer à l'ordre de» quelqu'un d'autre) et les chèques qui nécessitent plusieurs signatures. Par exemple, un chèque à l'ordre d'un mari et d'une femme doit être signé par les deux parties.
Ne permettez pas aux commis d'accepter des chèques avec des endossements restrictifs. Par exemple, certaines personnes écriront «sans recours» sur un chèque, ce qui signifie que la société encaissant le chèque accepte qu'en cas de problème avec le chèque, la société ne peut réclamer des dommages-intérêts à la personne qui l'a présenté.