Un mémorandum est un document qui s'adresse à des personnes spécifiques au sein de l'organisation dans le but d'enregistrer un accord, de fournir des informations ou de permettre un certain type d'action. Le but du mémorandum ou de la note interservices est d'informer le lecteur et non de le persuader. La brièveté est importante lors de la rédaction du mémo car les décideurs doivent assimiler le contenu rapidement et peuvent utiliser le mémo comme référence longtemps après sa rédaction.
Connaissez votre public
Lorsque vous vous préparez à rédiger votre mémo, il est essentiel que vous connaissiez votre public. Pour connaître votre public, posez-vous quelques questions. Qui sont-ils? La note sera-t-elle lue par des décideurs ou un gestionnaire? Commencez à rédiger le mémo en vous demandant ce que le lecteur doit savoir. Considérez la position et les responsabilités du lecteur - par exemple, un avocat peut utiliser les informations pour se préparer à une affaire judiciaire. Décidez de la quantité d'informations dont le lecteur a besoin avant de pouvoir prendre une bonne décision.
Structure de phrase
Votre structure de phrase doit se concentrer sur la simplicité. Évitez beaucoup de jargon commercial et de termes techniques. Écrivez avec clarté en choisissant le bon mot et évitez les mots complexes. Utilisez un plan pour rester organisé et concentré sur ce que vous allez dire ensuite.
Parties du mémorandum
L'en-tête se compose de quatre éléments: le nom de la personne à qui le mémo est adressé, le nom de l'écrivain, le sujet du message et la date d'envoi. L'en-tête est généralement intitulé «À», «De», «Objet» et «Date». La partie suivante du mémo est le corps. Un paragraphe «question présentée» indique le sujet de la note de service. Il détaille également les faits et le but du projet ou ce que vous pensez être crucial - par exemple, les frais de déplacement hors de l'État. Un paragraphe «réponse brève» indique quelle est votre prédiction. Il peut répondre à une question, résumer ou donner une recommandation. Énoncez les faits. La «discussion» est le plus grand paragraphe et conclut le mémo. Ici, vous allez dans le détail pour prouver ce que vous avez écrit dans le paragraphe «réponse brève». Si votre discussion est complexe et analyse plusieurs questions, divisez le paragraphe en sous-titres.
Corriger les épreuves
Vous devriez réviser le mémo. Lisez le mémo pour les fautes de frappe, en vous assurant que vous n'avez rien mal orthographié. Avant d'imprimer ou d'envoyer le mémo dans un e-mail, vérifiez la structure de votre phrase et lisez-la attentivement. Évitez l'embarras de mal orthographier le nom de quelqu'un ou de l'envoyer à la mauvaise adresse.