Un système de comptabilité est simplement une méthode établie de suivi des revenus et des dépenses afin que vous puissiez facilement savoir comment votre entreprise se porte. Bien que les spécificités puissent varier d'une entreprise à l'autre, la plupart adhèrent aux principes comptables généralement reconnus élaborés par la Securities and Exchange Commission des États-Unis et la profession comptable. Les systèmes de comptabilité peuvent être simples ou complexes, manuels ou informatisés. Cependant, il existe certains principes de comptabilité de base qui s'appliquent à toutes les méthodes acceptables de comptabilisation de vos activités commerciales.
Types de systèmes de comptabilité
Les systèmes de comptabilité en partie simple et en partie double sont les deux méthodes couramment utilisées. La méthode à entrée unique est similaire à un chéquier; il n'y a que des débits et des crédits. Lorsque vous effectuez un dépôt, votre solde augmente et lorsque vous faites un chèque, votre solde diminue. Cette méthode vous indique combien d'argent vous avez sous la main, mais elle ne vous dit pas où est allé votre argent. La méthode à double entrée tient compte de vos dépenses. Lorsque vous rédigez un chèque, vous diminuez la trésorerie, mais en même temps, vous augmentez le compte correspondant à la raison de la dépense, comme les fournitures de bureau ou les services publics.
Débits et crédits
La plupart des systèmes de comptabilité utilisent la méthode de la double entrée. En règle générale, pour chaque transaction, vous débiterez un ou plusieurs comptes et créditerez un ou plusieurs comptes, avec le montant total de vos débits et crédits égal. Par exemple, si vous rédigez un chèque de 100 $ pour acheter 80 $ de fournitures de bureau et que vous envoyez un colis de 20 $ par la poste, vous créditez de l'argent comptant de 100 $, débitez les fournitures de bureau de 80 $ et débitez les frais d'expédition de 20 $. D'autres transactions peuvent n'affecter que deux comptes, comme le paiement d'un loyer.
États Financiers
Bien qu'une entreprise puisse préparer un certain nombre d'états financiers différents, le compte de résultat et le bilan sont les rapports les plus élémentaires produits. Le compte de résultat est le même qu'un compte de profits et pertes, et il vous indique combien d'argent vous avez gagné ou perdu au cours de la période. Le bilan répertorie vos actifs et vos passifs et vous donne un aperçu de la valeur de votre entreprise. Les types de comptes qui affectent votre compte de résultat comprennent les ventes, les frais généraux et le coût des marchandises vendues. Votre bilan répertorie les comptes tels que l'inventaire, la trésorerie, les biens et équipements, les effets à payer et les comptes débiteurs.
Comptes de base
Il existe 10 catégories de comptes de base dont vous pourriez avoir besoin pour effectuer vos tâches de comptabilité. Selon la complexité de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin de plusieurs sous-comptes pour répertorier chaque type de vente, par exemple, ou chaque type de produit que vous portez en inventaire. Les bases, cependant, sont les ventes, les dépenses, la masse salariale et les bénéfices non répartis pour votre compte de résultat; pour votre bilan, vous devez inclure la trésorerie, les comptes débiteurs, les comptes créditeurs, les effets à payer, l'inventaire et l'avoir du propriétaire.
Soldes négatifs et positifs
Certains types de comptes portent normalement des soldes négatifs, mais d'autres affichent normalement des soldes positifs. Cela peut être déroutant pour un comptable novice. Sur le compte de résultat, vos comptes de revenus, tels que les ventes, présentent normalement un solde négatif même s'ils constituent une bonne activité pour votre entreprise. Les dépenses et le coût des marchandises vendues devraient avoir des soldes positifs. Au bilan, les comptes qui représentent une activité favorable pour votre entreprise ont des soldes positifs. La trésorerie, les comptes débiteurs et les stocks sont des exemples de comptes avec des soldes positifs. Les comptes à solde négatif sont ceux qui sont les moins favorables. Les charges à payer et les comptes créditeurs en sont des exemples. Si vous analysez une entrée, elle peut être plus facile à comprendre. Par exemple, lorsque vous vendez un article, vous créditez les ventes, un compte à solde négatif. Vous devez débiter un autre compte, que ce soit en espèces ou en comptes débiteurs, qui présentent tous deux des soldes positifs.