Un système de paie automatisé permet à l'employeur de traiter sa paie au moyen d'un système informatisé. Un système de paie manuel nécessite que la paie soit traitée à la main et est donc une procédure considérablement plus lente qu'un système automatisé. Le premier simplifie le traitement de la paie et réduit les erreurs, qui sont plus probables avec le système manuel.
Transport chronométré
Les travailleurs horaires sont payés en fonction des heures travaillées pendant la période de paie. L'employeur utilise un système de chronométrage pour suivre les heures et payer les employés horaires en conséquence. Il est donc essentiel que le temps de chaque employé soit calculé avec précision. De nombreux employeurs utilisent une horloge pour suivre les heures de travail. Un système de paie manuel nécessite le calcul manuel des données d'horloge; cela augmente la probabilité d'erreurs.
Le système automatisé de chronométrage permet à l'employeur d'importer des données d'horloge dans le logiciel de paie. Plus précisément, l'employé utilise une carte magnétique ou un badge, ou la méthode d'empreinte manuelle ou d'empreinte digitale, pour pointer à l'entrée et à la sortie. Une fois les entrées transportées dans le logiciel de paie, le logiciel calcule le temps travaillé. Tout ce que le membre du personnel de la paie a à faire est de s'assurer que le temps est transporté de manière appropriée et d'effectuer les modifications nécessaires.
Calcul du paiement
Le système de paie automatisé utilise un logiciel de paie pour calculer tous les salaires. Les logiciels de paie, tels que QuickBooks, PenSoft, Z-Pay, Ultipro et Sage Peachtree calculent les gains bruts à nets en fonction des données saisies par le représentant de la paie. Par conséquent, le résultat dépend de la précision de l'entrée. Ainsi, si un employé licencié reçoit une indemnité de départ mais que le représentant de la paie néglige de faire l'inscription, le système ne la paiera pas. En règle générale, le système est fiable tant que les entrées sont correctes.
Le système automatisé effectue tous les types de paiements: horaires, heures supplémentaires, double horaire, salaires, commissions, primes, augmentations de salaire, rétribution rétroactive, retenues salariales, paiements automobiles et remboursement des frais de scolarité. Notamment, le système automatisé élimine l'écriture manuelle des chèques de paie. Le système génère automatiquement des chèques de paie et des talons et permet le dépôt direct.
Calcul de la déduction
Les retenues salariales et salariales font partie intégrante du traitement de la paie. L'employeur doit prendre des retenues obligatoires sur les chèques de paie des employés, y compris l'impôt fédéral sur le revenu, la taxe de sécurité sociale, la taxe Medicare et généralement l'impôt sur le revenu de l'État. Ces taxes peuvent être longues et difficiles à calculer manuellement. Un certain nombre de règles sont attachées aux calculs de la retenue à la source. Avec un système de paie automatisé, le logiciel a les taux d'imposition codés en dur dans le système. Il calcule la retenue à la source pour chaque salarié en fonction des données saisies sur les conditions de retenue. Cela réduit la probabilité d'erreurs fiscales sur la paie, ce qui peut entraîner des frais de l'IRS et de l'agence fiscale de l'État.
Archivage
L'IRS oblige les employeurs à conserver les dossiers fiscaux sur l'emploi pendant au moins quatre ans. En outre, le Département américain du travail exige que les registres de paie soient conservés pendant au moins trois ans. Le système manuel nécessite le classement manuel des données de paie nécessaires, ce qui prend du temps et augmente l'encombrement. Le logiciel de paie génère et stocke les données sur la paie et les impôts sur l'emploi.