Les mémorandums internes fournissent à vos collaborateurs et managers des informations sur les projets, les objectifs, les délais, les problèmes et autres sujets. Si vous vous attendez à ce que votre note soit lue, il est important de rédiger le plus succinctement possible et d'identifier clairement le but de la note. Un examen rapide de la mise en forme du mémo vous aidera à vous assurer que votre mémo est clair et concis.
Titre
L'en-tête contient la date, répertorie les noms des destinataires, répertorie votre nom et fournit une brève description du sujet. Placez chacun de ces éléments sur des lignes distinctes. «À:» précède la liste des destinataires, «De:» précède votre nom, «Date:» précède la date et «Objet:» précède la description du sujet. La partie la plus importante de l'en-tête est le sujet. Les lecteurs doivent rapidement comprendre quelles informations ou instructions sont contenues dans le corps du mémo en lisant la ligne d'objet. Une bonne ligne d'objet décrit le but du mémo en aussi peu de mots que possible.
Introduction
L'introduction fournit quelques informations générales sur le sujet dont vous discuterez dans le corps du mémo. Bien que le sujet puisse être un sujet que vous connaissez bien, vos destinataires peuvent avoir besoin d'informations supplémentaires, en particulier s'ils ne sont pas directement impliqués dans le projet. Expliquez brièvement la raison du mémo dans un paragraphe de deux ou trois phrases. Le but de l'introduction est de s'assurer que les destinataires comprennent exactement ce qui sera discuté et pourquoi ils ont reçu le mémo.
Notes de coeur
Le corps du mémo explique en détail le sujet répertorié dans la ligne d'objet. Si le but du mémo est de mettre à jour les destinataires sur l'état d'un projet, vous pouvez expliquer brièvement l'objectif du projet et lister tous les éléments qui ont été terminés et ceux qui ne sont pas terminés. Si vous avez besoin d'une approbation pour exécuter une tâche ou une mission, le corps doit contenir des informations expliquant exactement ce que vous prévoyez de faire, quand vous prévoyez de le faire et comment vous prévoyez de le faire. Évitez d'ajouter des détails insignifiants. Le mémo ne doit inclure que les informations dont les lecteurs ont besoin pour comprendre la situation ou prendre une décision.
Conclusion
La conclusion explique l'action que vous souhaitez que les destinataires entreprennent après avoir lu le mémo. Vous pouvez demander une contribution, une décision ou inviter des destinataires à une réunion pour discuter du sujet. La conclusion doit inclure des informations sur la manière de vous contacter. Incluez plusieurs méthodes de contact, telles que votre numéro de poste téléphonique et votre adresse e-mail. S'il y a une date limite pour les réponses à la note de service, il est important de noter également cette information.