La common law considère les statuts constitutifs comme un contrat entre la société, le gouvernement de votre état et les actionnaires de la société. Par conséquent, si vous souhaitez apporter une modification aux statuts, vous avez besoin de l'approbation de tous les actionnaires de droit commun. Cependant, la plupart des États ne suivent plus la common law. Les États ont des procédures statutaires pour apporter des modifications et, par conséquent, les sociétés n'ont généralement pas besoin de l'approbation de tous les actionnaires pour modifier les statuts. Seuls les actionnaires habilités à voter doivent approuver la modification des statuts et, dans certains États, les actionnaires n'ont même pas besoin d'approuver la modification des statuts.
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Obtenez les articles d'amendement des statuts constitutifs (parfois appelés le certificat d'amendement des statuts constitutifs) auprès du secrétaire d'État de votre État. Ceux-ci peuvent être trouvés sur le site Web officiel de votre gouvernement.
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Obtenez une copie des statuts originaux de la société. Rédigez les modifications que vous souhaitez apporter.
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Proposer la modification des statuts au Conseil d'Administration. Convoquer une réunion spéciale du conseil d'administration ou tenir le vote lors d'une réunion ordinaire des administrateurs. Si vous avez convoqué une réunion extraordinaire, informez chaque administrateur de l'heure, de la date et du lieu de la réunion. Si le conseil tient le vote lors d'une réunion ordinaire du conseil, les administrateurs n'ont pas besoin d'avis. Dans tous les cas, le conseil doit voter sur la modification des statuts lors d'une réunion du conseil.
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Adoptez une résolution. Pour avoir un vote valide sur une résolution, un quorum doit être présent à la réunion. Un quorum représente la majorité des membres du conseil d'administration. Si le quorum est atteint, le conseil peut approuver une résolution à la majorité des administrateurs votant pour la modification proposée des statuts. Si votre état exige que les actionnaires approuvent la modification des statuts, le conseil doit soumettre la résolution au vote lors d'une assemblée des actionnaires. En règle générale, les changements suivants ne nécessitent pas l'approbation des actionnaires: prolongation de la période désignée pour l'existence de votre société; changer le nom de la société; et la suppression des noms et adresses de la société, de l'agent inscrit initial et des administrateurs initiaux.
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Envoyer un avis écrit de l'assemblée à chaque actionnaire habilité à voter à l'assemblée. L'avis doit indiquer que le conseil souhaite modifier les statuts constitutifs.
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Tenez un vote. Une majorité de toutes les actions en circulation habilitées à voter doit approuver la modification des statuts lors de l'assemblée des actionnaires, si votre état l'exige.
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Remplissez le formulaire des statuts de modification des statuts avec les modifications finales. Le formulaire exige que vous donniez le nom de votre société et le numéro de l'article que vous souhaitez modifier. Énoncez le changement que le conseil d'administration et / ou les actionnaires ont approuvé. Signez et datez les statuts de modification.
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Déposer les articles modifiés auprès du secrétaire d'État et payer les frais requis.