Les prestations d'assurance maladie sont l'un des problèmes les plus importants à résoudre lorsqu'un employé quitte une entreprise. Les lois fédérales et étatiques américaines réglementent la Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act, ou COBRA, les dispositions relatives aux prestations de santé, qui permettent aux anciens employés de bénéficier d'une couverture d'assurance maladie collective pendant une période limitée. Les entreprises de 20 employés ou plus doivent remettre aux employés licenciés et autres employés éligibles une lettre les informant de leurs avantages COBRA et expliquant comment payer la couverture d'assurance.
Admissibilité
1
Déterminez quels anciens employés sont admissibles aux avantages COBRA. Les résiliations volontaires et involontaires sont admissibles; la seule exception est un licenciement pour faute grave.
2
Vérifiez si les employés actuels sont éligibles. Les employés dont les heures de travail sont réduites au point de ne plus avoir droit à l'assurance maladie peuvent également opter pour les avantages COBRA.
3
Déterminez les personnes à charge admissibles aux prestations. Le conjoint et les enfants d'un employé peuvent recevoir des avantages COBRA si l'employé remplit les conditions des étapes 1 et 2. En outre, les personnes à charge peuvent être admissibles en raison du décès d'un employé, après un divorce ou une séparation de corps, ou une fois qu'un employé couvert devient admissible aux avantages de Medicare .
Envoyer des lettres
1
Informer l'administrateur du régime collectif de santé du licenciement des employés.
2
Envoyez des lettres aux anciens employés admissibles dans les 14 jours après avoir informé le régime collectif du changement.
3
Assurez-vous que les lettres sont dans le bon format. Les lettres doivent suivre les directives établies par le ministère du Travail (voir Ressources).
Calcul de la prime
1
Calculez la prime de l'ancien employé en ajoutant jusqu'à 2% de frais d'administration au taux de prime actuel. Les bénéficiaires de COBRA paient la prime d'assurance maladie complète plus des frais d'administration de 2 pour cent. Si les primes mensuelles pour les employés avec une seule couverture sont de 200 $, par exemple; le bénéficiaire COBRA paie 102 pour cent de ce montant, soit 204 $. Les conjoints et les enfants peuvent également être couverts. La même règle s'applique pour les bénéficiaires avec une couverture à charge. Un employé plus son conjoint et ses enfants paieraient 102 pour cent du taux familial, ou 408 $ par mois pour une prime de 400 $ par exemple.
2
Calculez les primes de tous les employés bénéficiant d'une assurance invalidité. Les employés qualifiés peuvent prolonger la couverture d'invalidité de 11 mois. Les primes peuvent augmenter jusqu'à 150 pour cent du coût total du plan.
3
Planifiez les coûts de prime fixes. Les primes COBRA sont fixées pour une période de 12 mois.
4
Notez la fin de la période de subvention des primes. Les subventions aux primes COBRA instituées par l'American Recovery and Reinvestment Act de 2009 ont expiré le 31 mai 2010; Les bénéficiaires de COBRA qui ont reçu des prestations entre le 1er septembre 2008 et le 31 mai 2010 étaient admissibles à des primes réduites.
5
Définissez un échéancier de paiement pour les bénéficiaires. Un régime collectif peut choisir son propre horaire, par exemple hebdomadaire, bimensuel ou trimestriel. Les bénéficiaires, cependant, ont le droit de payer mensuellement, s'ils en font la demande.
Les dates d'échéance
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Suivez les paiements de primes des bénéficiaires pour assurer la conformité. Une fois qu'un ancien employé opte pour la couverture COBRA, les primes sont dues dans les 45 jours.
2
Déterminez la durée de la période de grâce. La période de grâce minimale pour le paiement des primes est de 30 jours, mais le régime collectif peut prévoir une période plus longue.
3
Notez quand les employés ont choisi de se retirer de la couverture. Les employés ont 60 jours pour décider de souscrire ou non aux avantages sociaux.