Les gouvernements fédéral et des États exigent que les employeurs se conforment aux lois sur les salaires et les charges sociales. Ces réglementations peuvent être complexes et longues à suivre. De nombreux employeurs n'ont pas le temps - ou veulent être dérangés - avec les tâches de traitement de la paie. Mais, ils comprennent son importance et peuvent choisir d'externaliser leur paie à un fournisseur de services de paie. Par conséquent, une entreprise de services de paie peut être une entreprise lucrative; mais cela s'accompagne de responsabilités importantes. La mise en œuvre d'une entreprise de paie nécessite un examen et une exécution minutieux.
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Devenez un professionnel de la paie agréé, si possible. Bien que ce ne soit pas une exigence, le Bureau of Labor Statistics affirme que les professionnels de la paie certifiés ont un avantage sur leurs concurrents. Vous pouvez obtenir une certification via l'American Payroll Association.
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Choisissez une entité commerciale. Selon l'Internal Revenue Service, les structures commerciales les plus courantes sont l'entreprise individuelle, le partenariat, la société et la société S. Consultez l'IRS pour connaître les obligations fiscales de la structure de votre entreprise. Notamment, vous pouvez gérer votre entreprise de paie à domicile; mais si vous embauchez des travailleurs, vous devriez obtenir un lieu d'affaires établi.
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Obtenez un numéro d'identification d'employeur auprès de l'IRS, le cas échéant. Si vous avez des employés, ou si l'entreprise est une société ou une société de personnes, vous avez besoin d'un EIN. Si vous êtes le seul travailleur, vous pourrez peut-être utiliser votre numéro de sécurité sociale à des fins fiscales.
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Demandez une licence commerciale d'État, le cas échéant. L'État peut ne pas vous obliger à obtenir une licence pour une entreprise de paie. Cependant, de nombreux États exigent que les comptables obtiennent une licence d'État. Par conséquent, vous aurez peut-être besoin d'une licence d'État si vous vous occupez des tâches de paie et de comptabilité de votre client. Vérifiez auprès de votre secrétaire d'État les exigences en matière de licence commerciale de votre État.
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Obtenez une licence commerciale locale. Dans la plupart des cas, le comté ou la ville exigent que les propriétaires d'entreprise obtiennent une licence de ville ou de comté pour faire des affaires dans la région. Renseignez-vous auprès de votre mairie ou du palais de justice du comté pour connaître les exigences. Lorsque vous soumettez votre demande de licence locale, l'agence vérifiera que votre entreprise est conforme aux lois de zonage locales. Si les lois de zonage ne vous permettent pas de gérer une entreprise de paie dans la région, vous devrez demander un permis de zonage.
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Engagez un avocat pour rédiger les documents juridiques nécessaires. Cela comprend un contrat standard que vous et vos clients devez signer; contrat de travail avec politique de confidentialité et de résiliation si vous avez des employés; et une procuration si vous vous occupez des affaires fiscales de vos clients. Les structures commerciales complexes, telles que les sociétés et les partenariats, nécessitent certainement un avocat.