Surtout à des niveaux de performance qui peuvent fournir au personnel complet de votre entreprise des services d'impression en réseau, le matériel de sortie d'aujourd'hui comprend souvent des disques durs intégrés qui complètent l'ordinateur miniature intégré au cœur des capacités de ces périphériques. Ces caractéristiques apparaissent généralement sur les imprimantes laser et sur les appareils multifonctions, qui peuvent être basés sur un laser ou un jet d'encre. Si votre imprimante de bureau inclut ces fonctionnalités, vous pouvez bénéficier d'avantages en termes de performances, au détriment de problèmes de sécurité accrus.
Appareils de classe entreprise ou groupe de travail
De nombreuses imprimantes conçues pour des environnements multi-utilisateurs intègrent des disques durs - unités traditionnelles à plateau ou stockage à mémoire flash - conçus pour accélérer la sortie de nombreux documents imprimés en même temps ou presque. En éliminant le besoin de rétention de documents spoulés sur les ordinateurs des utilisateurs individuels, ces lecteurs fournissent un moyen accéléré de rendre les données de sortie disponibles pour le matériel d'impression. À moins que vous n'imprimiez une page de configuration, ne vérifiiez les options installées répertoriées sur votre contrat de location ou d'achat, ou n'examiniez le panneau arrière de l'appareil pour les signes d'un lecteur, vous ne pourrez peut-être pas faire la distinction entre les périphériques avec stockage intégré et les périphériques qui n'en ont pas.
Imprimantes multifonctions
Les disques durs internes constituent une fonction commune sur les périphériques qui impriment, numérisent, faxent et e-mail - imprimantes multifonctions ou MFP - pour leur permettre de coordonner les performances simultanées de leurs nombreuses fonctions. En raison des similitudes d'utilisation et de configuration étroites entre ces périphériques et leurs frères copieurs légèrement plus grands, les MFP ciblent bon nombre des mêmes besoins pour les bureaux avec moins d'utilisateurs et moins de trafic de documents que ceux qui utilisent des copieurs en réseau. En fonction du niveau de performance, du prix et de la taille du groupe de travail prévu, un MFP peut inclure un disque dur en standard ou en option.
Tenir et sauvegarder
L'inclusion d'un disque dur interne permet aux périphériques de sortie d'offrir aux groupes de travail la possibilité d'envoyer un document à l'imprimante, de le conserver pour une sortie ultérieure et de faire plusieurs copies à des moments différents à partir d'un ensemble de données enregistré. Les configurations matérielles qui incluent des ID utilisateur individuels permettent à cette fonction de fournir une sécurité d'accès aux documents. Sur les MFP, les disques durs internes prennent également en charge la rétention des documents télécopiés en cas de manque de fournitures d'impression.
Considérations de sécurité
Lorsque votre entreprise met hors service un périphérique de sortie loué ou acheté, son disque dur peut constituer un risque de sécurité en raison de la possibilité que des données sensibles restent sur le disque. En plus des dispositions de sécurité pour protéger ces appareils pendant qu'ils sont en service, y compris la protection par mot de passe de l'accès Web à votre matériel de sortie, vous avez besoin d'une politique de sécurité pour lutter contre la destruction des données lorsque vous retirez votre équipement. Les imprimantes louées doivent être retournées en état de marche, ce qui signifie que vous ne pouvez pas simplement détruire leurs lecteurs. Certains fabricants d'imprimantes proposent un logiciel d'effacement de données standard ou facultatif que vous pouvez utiliser pour effacer ou écraser les lecteurs de leurs périphériques qui les incluent.