Les procédures des petites entreprises concernant la comptabilité sont simples et ciblées, ce qui réduit la confusion possible. Votre entreprise peut mettre en place des procédures pour payer les factures, recevoir de l'argent, traiter les cartes de crédit, saisir des données dans les systèmes comptables et effectuer des rapprochements. Souvent, les entreprises établissent des procédures pour créer un manuel de comptabilité, ce qui contribue à la formation du nouveau personnel.
Procédures courantes de paiement
Utilisez des reçus. Donnez des reçus aux clients et aux clients, en particulier lorsqu'ils paient en espèces pour des biens et des services.
Conservez des copies des reçus et réconciliez chaque jour l'argent comptant avec les reçus. Par exemple, si votre caisse commençait par 100 $ et se terminait par 250 $, vous devriez avoir 150 $ de reçus.
Gardez votre petite caisse séparée de votre argent liquide avec les clients. Chaque dépense de petite caisse doit avoir un reçu ou une note à ce sujet.
Procédures de dépenses communes
Ne payez que les dépenses autorisées. Plusieurs fois, les petites entreprises reçoivent des factures qui sont payées immédiatement sans tenir compte de qui a autorisé les achats ou si les articles ont été reçus en bon état. Lorsque vous signez des chèques, examinez toute la documentation et assurez-vous que vous payez pour quelque chose qui est lié aux affaires et qui a été correctement autorisé.
Envisagez de vous procurer un service bancaire, généralement appelé «Positive Pay», dans lequel vous fournissez à la banque une liste de chèques et de montants, et la banque ne paie que ce qui est dans la liste. C'est un moyen très fiable de prévenir la fraude.
Procédures communes du service comptable
Réconciliez les espèces une fois par mois avec les relevés bancaires. Le rapprochement est généralement signé par un responsable ou un propriétaire d'entreprise. Toutes corrections et ajustements doivent être apportés immédiatement aux comptes de caisse sur le livre.
Réconciliez les comptes débiteurs et payables mensuellement pour vous assurer qu'ils concordent avec le grand livre général.
Faites des rapports financiers la première semaine de chaque mois pour le mois précédent - une fois tous les rapprochements effectués. Un rapport financier commun est le «bilan», indiquant la trésorerie, les créances et les dettes. L'autre rapport standard est le «compte de résultat» avec les revenus et les dépenses.