L'exactitude de vos états financiers dépend d'une analyse et d'une comptabilité correctes de vos transactions commerciales. Vous pouvez saisir correctement n'importe quelle transaction dans votre système comptable en répondant à cinq questions analytiques. Les questions sont conçues pour identifier le type de transaction, les comptes affectés par la transaction et la manière dont la transaction affecte le solde du compte. Cette procédure est efficace que vous dirigiez une entreprise de fabrication ou de vente au détail, ou que vous utilisiez un système de comptabilité de caisse ou d'exercice.
Quels comptes sont concernés?
Le document source enregistre l'activité qui donne lieu à la transaction. L'examen du document source identifie les comptes impliqués dans la transaction. Si un client effectue un achat au comptant, les comptes concernés sont les ventes et les liquidités. Si vous achetez des fournitures en espèces, les comptes concernés sont les fournitures et les espèces. Certaines transactions impliquent plus de deux comptes. Si vous achetez des stocks avec de l'argent comptant et que vous bénéficiez de l'escompte d'achat, les comptes concernés sont l'inventaire, l'argent comptant et l'escompte d'achat.
Quelle catégorie de compte est concernée?
La transaction enregistrée sur le document source révèle la catégorie comptable affectée. Les cinq types de catégories comptables sont les actifs, les passifs, les capitaux propres, les revenus et les dépenses. Par exemple, les transactions impliquant des espèces, du matériel de bureau et des stocks affectent vos comptes d'actifs. Les transactions impliquant vos prêts en cours et les factures ouvertes des fournisseurs affectent les comptes de passif. Vos transactions de vente affectent les comptes de revenus. Le paiement des factures professionnelles affecte vos comptes de dépenses.
Quel est le solde du compte?
Chaque catégorie de compte a un solde débiteur ou créditeur. Les comptes d'actifs tels que la trésorerie et l'équipement ont normalement un solde débiteur. Les comptes de passif tels que les comptes créditeurs et les effets à payer ont un solde créditeur. Les comptes de capitaux propres ou de capitaux propres ont normalement un solde créditeur. Les comptes de revenus comprenant les ventes brutes et les ventes nettes ont un solde créditeur. Les comptes de dépenses tels que les services publics et les frais de location ont normalement un solde débiteur.
Le compte augmente-t-il ou diminue-t-il?
La transaction détermine si le solde du compte augmente ou diminue. Par exemple, l'achat d'un actif augmente le solde débiteur de ce compte. La souscription d'un prêt commercial augmente le solde créditeur du compte passif. Faire une vente au comptant ou à crédit augmente le solde créditeur des comptes de revenus. Le paiement des salaires des employés et des factures de téléphone portable augmente le solde débiteur des comptes de dépenses.
Les débits et les crédits s'équilibrent-ils?
Après analyse et saisie de la transaction, le total des débits et crédits doit s'équilibrer. L'exécution d'une balance de vérification répond à cette question. La balance de vérification répertorie tous les comptes avec un solde débiteur dans une colonne et les comptes avec solde créditeur dans une autre colonne. Le total de la colonne de débit et le total de la colonne de crédit doivent être identiques. Sinon, vous pouvez consulter les comptes concernés par la transaction pour trouver et corriger l'erreur.