La mort n'est jamais une chose facile à annoncer, mais lorsqu'elle arrive à un partenaire commercial, il peut être particulièrement difficile de communiquer la nouvelle d'un décès aux clients. La correspondance écrite peut être la meilleure pour atteindre plusieurs clients à la fois; dans l'intérêt du temps, en particulier si vous essayez d'alerter les clients sur des informations sur les arrangements, vous pouvez envoyer un e-mail plutôt que de poster une lettre. Dans tous les cas, il est important d'être sensible et de rassurer et d'informer les clients des changements potentiels à la lumière du décès de votre partenaire.
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Commencez par une déclaration annonçant le décès. Cela va droit au but de la correspondance et explique pourquoi vous écrivez la lettre ou l'e-mail. Annoncez la nouvelle dans le premier paragraphe, précédé de vos regrets. Par exemple, vous pourriez dire: «J'écris avec mes plus profonds regrets pour vous annoncer le décès récent de Joe Smith, associé du cabinet d'avocats Q&Q». Vous pouvez adopter une approche similaire par téléphone pour comprendre pourquoi vous appelez.
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Évaluez la nature du décès pour déterminer la quantité de détails à donner. Vous pourriez en dire un peu plus sur un décès accidentel ou une mauvaise santé qu'un suicide ou un décès lié à un crime. Parlez également avec la famille pour déterminer la quantité d'informations qu'elle est à l'aise de vous fournir dans votre correspondance avec les clients. Par exemple, une déclaration selon laquelle votre partenaire était en mauvaise santé pourrait se lire: «Comme certains d'entre vous le savent peut-être, Joe a lutté contre un cancer de stade 4 et était tout simplement incapable de poursuivre ce qui était un combat extrêmement vaillant contre la maladie, qui s'est finalement propagée. "
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Fournissez des détails sur les services funéraires ou les monuments commémoratifs au client. Alors que certains clients peuvent ne pas y assister s'ils ne connaissent pas suffisamment votre partenaire, d'autres peuvent être intéressés à venir lui rendre hommage. Si la famille organise un service uniquement pour la famille et les amis, indiquez simplement que les arrangements sont privés.
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Rassurez vos clients. Insistez sur le fait que la relation du client est avec l'entreprise dans son ensemble, suggère le site Web de Jacobs Capital, au lieu d'un seul partenaire. Soyez honnête dans la mesure où certaines choses peuvent changer à la suite du décès du partenaire. Expliquez que les choses qui ne changeront pas incluent l'engagement de l'entreprise à les servir, la volonté d'échanger des idées pour rendre le partenariat avec le client plus fructueux et la possibilité de parler davantage en personne pour déterminer ce qui doit être fait pour faciliter la transition.