La plupart des États ont des réglementations qui imposent le délai dans lequel les employés doivent être rémunérés. En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous êtes responsable du traitement et de la remise aux employés de leur chèque de paie ou de leur talon de paie avant la date d'échéance. À l'occasion, une employée peut être incapable de récupérer son chèque de paie et aimerait que vous le donniez à quelqu'un d'autre. Un formulaire d'autorisation pour remettre un chèque de paie à la personne désignée montre que l'employé a fait la demande.
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Renseignez-vous sur les lois sur les chèques de paie de votre État pour comprendre vos exigences en tant qu'employeur. Par exemple, si un employé quitte l'entreprise, la loi de l'État peut vous interdire de conserver son chèque de paie jusqu'à ce qu'il rende la propriété de l'entreprise. Dans ce cas, vous ne pouvez pas créer un formulaire indiquant que vous débloquerez la paie finale une fois que l'employé aura soumis les éléments de l'entreprise.
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Créez les conditions dans lesquelles les chèques de paie seront remis à des tiers. Par exemple, les conditions peuvent inclure qui devrait prendre le chèque de paie de l'employée en cas de décès ou d'invalidité et une autre personne au cas où l'employée survivrait à ceux énumérés précédemment. Ou, vous pouvez créer un formulaire standard pour récupérer les chèques de paie quelle que soit la situation.
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Incluez les espaces nécessaires sur le formulaire que l'employé doit remplir. Par exemple, le formulaire doit comporter des lignes permettant à l'employé d'écrire son nom, les personnes autorisées à récupérer son chèque de paie, sa relation avec eux, leurs adresses et numéros de téléphone, et un espace pour lui pour signer et dater.
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Indiquez que la personne qui perçoit le chèque de paie est responsable de le remettre à l'employé, le cas échéant. Expliquez également que le chèque de paie ne sera pas libéré sans une pièce d'identité appropriée, telle qu'un permis de conduire ou une pièce d'identité.
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Demandez à la personne désignée de signer le formulaire de décharge lorsqu'elle récupère le chèque de paie et d'en faire une copie pour votre dossier.