La gestion d'un cabinet médical nécessite une attention extrême aux détails, une connaissance pratique du domaine médical et un sens aigu des responsabilités de gestion. En tant que tel, le poste de directeur de cabinet médical est généralement réservé à une personne ayant de l'expérience et des antécédents en soins infirmiers et en gestion d'entreprise. De nombreux États maintiennent des directives à suivre par les bureaux, tandis que d'autres autorisent chaque bureau à maintenir son propre ensemble de procédures. Indépendamment de la juridiction, tous les cabinets médicaux doivent distribuer et communiquer les procédures et politiques de bureau à tous les membres du personnel, et il n'est pas rare que les médecins jouent un rôle très actif dans la supervision et l'administration des politiques du bureau.
conformité HIPAA
Un cabinet médical doit mettre en œuvre des procédures et des politiques strictes en ce qui concerne le respect de la loi sur la transférabilité et la responsabilité de l'assurance maladie. Les bureaux doivent distribuer des formulaires à chaque nouveau patient détaillant les protections offertes par HIPAA et les façons dont le bureau se conforme à la loi. Officiellement connu sous le nom d'Avis de pratiques de confidentialité, ce formulaire doit communiquer en langage clair le droit du patient d'examiner ses dossiers, de restreindre certaines utilisations des renseignements personnels sur la santé, d'autoriser la divulgation des dossiers et de faire des copies des renseignements sur la santé. Le BNP devrait divulguer que le bureau a le droit de modifier ses dispositions sur préavis.
Politiques financières
Un directeur de cabinet médical traitera quotidiennement les problèmes financiers, il est donc préférable de définir une politique pour éviter toute confusion. Un manuel de politique financière solide comprendra des informations sur la facturation, les frais de retard et le travail avec l'assurance. Par exemple, une police devrait énumérer les compagnies d'assurance avec lesquelles le bureau travaille, ainsi qu'une déclaration concernant l'acceptation de patients non assurés. Les politiques financières doivent également concerner les patients Medicare, Medicaid et Tricare, la soumission de factures à ces agences et les procédures de codage relatives à ces patients. De plus, de nombreux bureaux appliquent des politiques spéciales en matière d'examens et de procédures relatives à l'indemnisation des accidents du travail, aux dommages corporels ou aux litiges civils.
Gestion du personnel
Un cabinet médical est généralement doté de plusieurs assistants de bureau, infirmières, médecins et autres membres du personnel. Comme pour tout autre environnement de bureau, le directeur du cabinet médical doit mettre en place des politiques et des procédures pour régir la journée de travail, y compris les politiques de congé de maladie et de vacances, les responsabilités professionnelles, les tâches et les horaires de travail. De nombreux directeurs de cabinet médical agissent comme agent de liaison entre les médecins et les membres du personnel, communiquant leurs préoccupations et leurs problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent.
Communication et relations avec les patients
Tous les manuels de politique des cabinets médicaux bien rédigés et complets comprennent des procédures relatives à la communication et aux relations avec les patients. Ces politiques sont essentielles pour garantir que les rendez-vous se déroulent à l'heure et que les patients reçoivent les informations dont ils ont besoin. Les politiques du cabinet médical traitent généralement des arrivées tardives ou des non-présentations aux rendez-vous, y compris les normes de renvoi d'un patient du cabinet. De plus, les politiques devraient aborder les normes d'admission des patients et les procédures de prise de rendez-vous. Les politiques traitent généralement du processus par lequel le bureau reçoit les résultats de laboratoire, les fait réviser par le médecin et la façon dont ils sont communiqués au patient. Si un patient consulte le médecin pour un formulaire médical de routine, comme pour une loi sur le congé familial pour raison médicale ou une question d'invalidité de la sécurité sociale, la plupart des bureaux ont mis en place des procédures politiques standard pour ce type de service.