Quel que soit le type d'entreprise que vous possédez, le contrôle des stocks au sein de votre établissement est extrêmement important. Les stocks sont déplacés lorsque les livraisons sont effectuées aux clients, les commandes sont reçues, les transferts sont effectués vers des sites externes et les stocks sont déplacés dans l'établissement. De plus, vous souhaitez suivre les pertes dues à des dommages ou à un vol. Des procédures d'exploitation normalisées permettent à chaque personne responsable de l'inventaire de savoir exactement quelles mesures doivent être prises chaque fois que l'inventaire est déplacé.
Réception de marchandises et de fournitures
Le contrôle des stocks commence immédiatement lorsque les commandes entrent dans votre service de réception. Le personnel de réception commence la trace de la documentation pour chaque élément reçu. La personne responsable doit effectuer une inspection visuelle de chaque article de chaque expédition. Tout article endommagé ou toute commande ne correspondant pas au connaissement doit être refusé. Il est essentiel de documenter correctement les commandes d'expédition lorsque les articles sont cassés ou incomplets. N'oubliez pas que la réception est la porte d'entrée dans votre installation, il est donc important d'inspecter et de documenter chaque article qui passe par l'expédition et passe dans votre installation de stockage.
Mise en scène et contrôle
Chaque produit qui entre dans votre installation de stockage a des exigences de stockage spécifiques. Certains produits doivent être conservés à certaines températures, certains doivent être tournés pour assurer une expédition en temps opportun et certains sont assortis d'exigences environnementales. Votre système de suivi doit refléter chacune de ces exigences et inciter les travailleurs à surveiller l'inventaire pour les exigences de rotation. Des méthodes de stockage insuffisantes exposent votre inventaire au gaspillage par expiration ou stockage inapproprié. Votre stockage doit être organisé de manière à ce que chaque article soit clairement visible et les exigences de stockage soient clairement identifiées.
Planification et rotation
Établissez des dates d'inspection pour chaque article de votre établissement. Inspectez les dates d'expiration et assurez-vous que les articles les plus anciens sont sélectionnés pour remplir les commandes d'expédition à chaque fois. Tout article périmé doit être éliminé et documenté pour montrer la perte. Planifiez des inspections physiques qui obligent les travailleurs à toucher chaque article de l'entrepôt. Toute insuffisance doit être justifiée et documentée comme une perte dans votre système de contrôle des stocks. En fin de compte, les employés jugés négligents doivent être tenus responsables de la perte de stocks.
Sécurité des installations de stockage
Dans votre établissement, deux raisons principales de perte sont le vol de clients et d'employés. Les solutions comprennent les caméras de sécurité, le personnel de sécurité et la limitation de l'accès des employés uniquement aux zones liées à leur poste. Assurez-vous que chaque employé signe une politique de vol qui décrit exactement ce qui se passera s'il est pris en train de voler l'entreprise. Parallèlement à ces étapes, assurez-vous de fournir une méthode permettant aux employés de signaler le vol sans révéler leur identité.
Expédition du produit
Finalement, chaque article de votre inventaire quittera l'établissement via le service d'expédition ou par vente au détail directe aux clients. Les produits expédiés doivent être correctement retirés de l'inventaire. Il s'agit d'une zone de perte potentielle si un employé permet à plus de produits de quitter l'établissement que ce qui est spécifiquement commandé par un client. Le personnel d'expédition est la clé de la rentabilité de votre entreprise. Les produits vendus directement aux clients au détail doivent être retirés de votre inventaire de la même manière. Les articles non retirés de l'inventaire lors de l'expédition ou de la vente apparaissent plus tard sur les documents d'inventaire en tant qu'inventaire excédentaire.