Les entreprises élaborent des politiques afin que les employés et les gestionnaires connaissent les attentes et que tous les employés soient traités de manière juste et équitable. Les politiques de retraite représentent une section de la politique globale des ressources humaines d'une entreprise et devraient faire partie du manuel de l'employé. L'établissement de politiques de retraite nécessite une planification initiale, mais permet d'économiser du temps et des maux de tête à long terme. Des politiques de retraite équitables peuvent également contribuer au recrutement des meilleurs talents.
L'âge
Les politiques qui fixent un âge de retraite obligatoire sont généralement illégales, sauf pour les cadres supérieurs et les propriétaires. La loi sur la discrimination fondée sur l’âge dans l’emploi, qui s’applique à toutes les entreprises de plus de 20 employés, interdit aux employeurs privés d’obliger les employés de plus de 40 ans à prendre leur retraite à un certain âge. La loi interdit toute retraite involontaire, comme suggérer à un travailleur de prendre sa retraite plutôt que d'être congédié. L'ADEA autorise des exceptions dans les situations où l'âge est une exigence de bonne foi de l'emploi, en particulier s'il peut affecter la sécurité. Un pilote de ligne est un exemple d'emploi qui pourrait avoir un âge de retraite obligatoire.
Prestations de retraite
Votre politique de retraite devrait également couvrir les prestations de retraite. Déterminez si vous proposez un régime à prestations définies, dans lequel vous acceptez de payer un montant mensuel spécifique aux employés après la retraite, ou un plan, tel qu'un 401 (k) ou un simple IRA, qui offre un paiement basé sur les choix d'investissement et contributions de votre part et / ou de l’employé. Les détails et les règles de ces régimes doivent être clairement énoncés dans vos politiques de retraite. Vous devez également déterminer si et dans quelles circonstances vous proposerez une assurance maladie aux retraités. Par exemple, un employé doit-il travailler pour l'entreprise pendant un certain nombre d'années pour être admissible? L'assurance sera-t-elle offerte uniquement aux retraités trop jeunes pour être admissibles à Medicare? Cette information fait également partie de votre politique de retraite écrite.
Retraite progressive
Certaines entreprises permettent aux travailleurs de prendre progressivement leur retraite en travaillant à temps partiel pendant un certain temps avant de prendre leur retraite complètement. Cela peut profiter aux entreprises en leur offrant un accès plus long aux expériences et à la mémoire institutionnelle de ces employés. Les politiques devraient indiquer si l'employé conserve ses prestations d'assurance-maladie lorsqu'il devient à temps partiel dans le cadre d'une retraite progressive, selon Robert Hutchens dans «The Cornell Study of Employer Phased Retirement Policies - A Report on Key Findings». Ils devraient également déterminer si l'employée peut recevoir une pension ou si le temps de pension continue de s'accumuler, ainsi que ce qui se passe si l'employée change d'avis et cherche à retourner travailler à temps plein, dit Hutchens.
ERISA
Lors de l'élaboration de vos politiques, sachez que la Loi fédérale sur la sécurité du revenu de retraite des employés s'applique à toute entreprise qui gère des régimes de retraite. ERISA exige que vous teniez régulièrement les employés informés du plan, établissiez des normes minimales, telles que l'acquisition et l'accumulation des avantages, et nommiez des fiduciaires qui ont des responsabilités légales pour gérer efficacement le plan.