Lorsqu'une entreprise a besoin de certaines compétences ou de certains équipements, mais ne peut pas répondre à ce besoin en interne, une demande de proposition peut être émise. Les appels d'offres aident les entreprises à communiquer entre elles et à promouvoir une saine concurrence. Selon le nombre d'offres qu'une entreprise souhaite recevoir, une demande de propositions peut être envoyée à quelques entreprises ou peut être ouverte au public pour que toute entreprise soumette une offre.
Demande de proposition
Les entreprises et les agences gouvernementales émettent des demandes de propositions lorsqu'elles ont besoin de services ou d'équipements provenant d'autres entreprises. Publiés dans des revues spécialisées, des journaux ou dans des bases de données en ligne, les appels d'offres peuvent également être envoyés directement à des entreprises, des consultants ou des organisations à but non lucratif jugées capables de fournir des services ou des équipements spécifiques répertoriés sur la base d'une relation de travail ou d'une réputation antérieure dans un secteur.
Composants de l'appel d'offres
Une demande de proposition doit clairement décrire le service ou l'équipement nécessaire, comme l'achèvement d'un projet ou la réalisation d'un nombre spécifique de matériaux ou de pièces d'équipement. La demande de propositions doit inclure la portée du projet, les produits livrables, le budget et tous les jalons et délais. En cas de demande de matériel ou d'équipement, la demande de propositions doit fournir, en plus du nombre total de pièces, un budget et une date de livraison. La demande de propositions doit également inclure une date limite pour la soumission de la proposition et une demande de matériel comme les curriculum vitae, les estimations budgétaires ou la liste des compétences et de l'expertise applicables. Incluez les coordonnées professionnelles au cas où les soumissionnaires auraient des questions supplémentaires.
Processus d'appel d'offres
Le processus d'appel d'offres commence lorsque la demande de propositions est publiée pour consultation publique. Les entreprises et entrepreneurs intéressés à répondre à la demande de propositions doivent soumettre toutes les informations demandées avant la date limite. Une fois la date limite écoulée, les propositions sont soumises à un processus d'examen pour trouver le candidat le mieux adapté au projet. L'entreprise contacte le soumissionnaire retenu pour commencer à travailler sur le projet.
Listes d'enchères
Les entreprises peuvent créer des listes d'appels d'offres, qui incluent des entrepreneurs indépendants et d'autres entreprises possédant les compétences ou l'expérience de l'industrie nécessaires pour travailler sur des projets d'entreprise. Les entreprises peuvent accepter des demandes d'adhésion à des listes d'enchères d'autres entreprises ou particuliers ou l'entreprise peut inviter d'autres personnes à se joindre. Pour maintenir une liste gérable, les entreprises et les entrepreneurs peuvent avoir à réintégrer la liste toutes les quelques années en envoyant une nouvelle demande ou peuvent avoir à mettre à jour leur profil d'entreprise pour justifier une place sur la liste.
Répondre à une demande de propositions
Lorsque vous répondez à une demande de propositions, assurez-vous de répondre à toutes les questions et de fournir les documents demandés tels que les curriculum vitae, les références, les témoignages de clients, la liste des compétences et de l'expérience spécifiques, le nombre d'employés et d'autres éléments pour vous assurer que vous êtes admissible à l'examen des soumissions. Par exemple, si l'appel d'offres inclut une limite de pages maximale, restez dans cette limite. Assurez-vous également de respecter tous les délais de demande de propositions, car la plupart des entreprises n'accepteront pas une offre soumise après la date d'échéance. Préparez votre proposition de manière professionnelle et utilisez un langage adapté à l'industrie dans laquelle vous travaillez.