L'une de vos responsabilités en tant que propriétaire d'entreprise est de tenir des registres comptables. Ces informations sont utiles pour suivre les performances financières de votre entreprise. Vous avez également besoin de bons registres comptables pour préparer vos impôts et pour présenter votre entreprise aux investisseurs. La publication des rapports et les rapports de fin de mois de clôture sont deux opérations comptables permettant de tenir à jour vos registres financiers.
Grand Livre Général
Le grand livre général est un outil comptable de base pour suivre les comptes de votre entreprise. Le grand livre enregistre les actifs de votre entreprise, ou ce qu'elle détient actuellement, et ses passifs, ce qu'elle doit actuellement. Ce rapport est utile car il donne un aperçu actuel de la situation financière de votre entreprise. Le grand livre donne un aperçu de l'impact comptable de toutes vos transactions passées. Bien que vous puissiez enregistrer le grand livre général de votre entreprise à la main, la plupart des entreprises utilisent un logiciel de comptabilité pour garder leur grand livre présentable et mis à jour.
Publication de rapports
Lorsque votre entreprise termine une transaction, vous devez mettre à jour votre grand livre en publiant un état du grand livre. Si vous n'avez pas le temps de mettre à jour votre grand livre tous les jours, vous pouvez suivre les transactions dans un journal commercial. Un rapport de validation consiste à saisir vos rapports de journal dans le grand livre de votre entreprise. Vous pouvez publier des rapports de grand livre à votre convenance. La plupart des entreprises utilisent un calendrier de mise à jour quotidien ou hebdomadaire. Il est préférable de ne pas retarder la publication des rapports pendant plus d'une semaine, car vous risquez de perdre la trace de la situation financière de votre entreprise.
Rapports de fin de mois
À la fin de chaque mois, vous devez remplir un rapport de fin de mois pour tenir à jour vos états comptables. Le rapport de fin de mois ajuste votre grand livre pour les transactions mensuelles. Cela comprend l'enregistrement des paiements de prêt, la réduction de la valeur des actifs de l'entreprise par leur amortissement, l'annulation des créances irrécouvrables et l'enregistrement des entrées pour les dépenses payées d'avance. Le rapport de fin de mois est également utilisé pour revoir les transactions du mois dernier et s'assurer que tout a été correctement enregistré. Si vos comptes ne s'équilibrent pas, le rapport de fin de mois est le moment de corriger les erreurs comptables.
Rapports de fin d'année
Votre entreprise doit également remplir un rapport de fin d'année pour ses registres comptables. Ce rapport est destiné à préparer les états comptables officiels de votre entreprise à la fin de son exercice. Le rapport de fin d'année calcule votre bénéfice net pour l'année afin de mettre à jour le solde des bénéfices non répartis de votre société dans son bilan. Cela donne à votre entreprise un grand livre comptable propre pour l'année suivante. Une dernière partie du rapport de fin d'année consiste à envoyer le formulaire IRS 1099 aux fournisseurs de votre entreprise pour leurs impôts.