De nos jours, il existe tellement d'options différentes pour copier et numériser des documents et des images que d'en choisir une peut être époustouflante. Il n'y a pas de «meilleure» option définitive pour tout le monde. Heureusement, les propriétaires de petites entreprises peuvent choisir les fonctionnalités qui conviennent le mieux à leurs applications en examinant attentivement les différences entre les scanners et les copieurs.
Différents résultats de la numérisation et de la copie
Les étapes de début de numérisation et de copie sont identiques: vous placez un document ou une image dans l'appareil, appuyez sur un bouton et l'appareil acquiert une copie numérique de l'image. Les résultats, cependant, sont assez différents. Si l'appareil est un copieur, il imprime simplement l'image numérique sur une ou plusieurs feuilles de papier vierges. Si l'appareil est un scanner, il stocke une copie numérique de l'image sur une carte mémoire ou un périphérique USB, ou il transmet l'image à un ordinateur.
Matériel différent
Les trois types de machines les plus populaires pour la copie sont un copieur dédié, une imprimante tout-en-un (également appelée multifonction) et un télécopieur capable de copier des images. La numérisation, en revanche, nécessite généralement un ordinateur ou un périphérique de mémoire en plus du scanner. Un scanner est plus efficace lorsqu'il est associé à un ordinateur pour permettre aux images d'être modifiées, envoyées par courrier électronique, imprimées et enregistrées sur le disque. Un ordinateur n'est pas nécessaire si le scanner enregistre sur une carte mémoire ou un périphérique USB. Certains scanners numérisent également vers un courrier électronique ou transmettent des images numérisées sans fil à des appareils portables. Les imprimantes tout-en-un ajoutent la possibilité de numériser des documents, puis de les télécopier.
Différentes compétences utilisateur requises
La copie de documents est généralement un processus plus simple que la numérisation. La plupart des photocopieurs exigent que les utilisateurs appuient sur un seul bouton pour lancer la copie en noir et blanc et un deuxième bouton pour les copies couleur. Des boutons supplémentaires dictant des options telles que la qualité d'impression et le nombre de copies ne sont généralement pas difficiles à maîtriser. Les utilisateurs devront également savoir comment charger le papier et peut-être éliminer les bourrages papier. En plus de ces compétences, les utilisateurs de scanners auront également besoin d'une connaissance de base des ordinateurs afin de gérer la numérisation, l'édition, l'impression, le stockage et la transmission des images numérisées.
Choisissez la meilleure machine pour vos applications
Les propriétaires d'entreprise qui envisagent d'acheter un scanner ou un copieur doivent commencer avec l'objectif final à l'esprit. Si le papier est votre support de choix pour la transmission de documents et la tenue de registres, un copieur suffira probablement. Si vous appréciez les systèmes sans papier, utilisez un scanner. Les scanners vous offrent généralement plus d'options car une fois l'image numérique sur votre ordinateur, vous pouvez toujours la modifier, l'envoyer par e-mail ou l'imprimer. Vous pouvez également stocker facilement des copies numériques de sauvegarde de vos documents numérisés dans des emplacements distants. Si vous ne savez pas quel appareil vous conviendra le mieux ou si vous souhaitez à la fois copier et numériser, envisagez d'acheter une imprimante tout-en-un car cela vous donnera toutes les options de copie, de numérisation, d'impression et de télécopie. (Notez que tous les périphériques tout-en-un n'incluent pas la possibilité de télécopier.)