Vous n'enverriez pas une lettre avec un libellé désinvolte sans format reconnaissable à un autre homme d'affaires si vous discutiez de la concurrence pour un contrat gouvernemental. Si vous voulez être pris au sérieux en tant que propriétaire d'une petite entreprise, toutes les communications écrites à d'autres personnes d'affaires doivent être envoyées dans un format clair. La lettre commerciale simplifiée vous permet de correspondre professionnellement en utilisant un format spécifique.
Définition
La lettre commerciale de style simplifié est une variante des formats de lettre plein et demi-bloc. Les professionnels vous prennent plus au sérieux lorsque vous formatez vos communications écrites en utilisant l'un de ces formats. Un format de lettre personnelle est acceptable pour écrire à un ami, mais l'utilisation de ce format lorsque vous envoyez une communication à un autre propriétaire d'entreprise peut vous donner l'impression de ne pas être professionnel.
Comparaison
Les lettres commerciales de style simplifié contiennent tous les mêmes éléments que les lettres pleines et semi-majuscules. Comme le format de bloc complet, le format simplifié justifie à gauche chaque ligne à l'exception du logo de l'entreprise ou du papier à en-tête. La ligne de date est soit légèrement à droite du centre, soit alignée avec le centre de la page. Les lettres écrites dans le format simplifié ont moins de sections internes, telles que le corps, la salutation et la ligne de date.
Quand c'est utile
L'utilisation du style simplifié est la plus utile lorsque vous n'avez pas le nom de contact d'un destinataire. Parce que le style simplifié ne nécessite pas de salutation, vous n'avez pas besoin du nom de la personne. Le format simplifié supprime les formalités inutiles tout en conservant une approche professionnelle.
formatage
Configurez les marges pour la lettre au format simplifié. Les marges droite et gauche doivent être de 1 1/4 pouces et les marges supérieure et inférieure doivent être de 1 1/2 pouces. La date de la lettre doit être placée de six à dix espaces sous le papier à en-tête de votre entreprise. Placez le nom du destinataire, si disponible, le nom de l'entreprise et l'adresse complète de deux à quatre espaces sous la date de la lettre. Deux espaces sous cette adresse, saisissez le sujet de votre lettre en toutes lettres majuscules. N'incluez pas de salutation d'ouverture. Commencez le premier paragraphe de votre lettre deux espaces sous la ligne d'objet. Espace unique chaque paragraphe et placez un espace complet entre les paragraphes. Terminez par une salutation de clôture, telle que «Sincèrement vôtre», puis, cinq espaces sous la salutation, tapez votre nom en majuscules. Immédiatement sous votre nom, écrivez à nouveau votre titre en majuscules. Deux espaces sous votre titre, tapez vos initiales. Si votre assistante de bureau tape votre correspondance, elle doit ajouter une barre oblique et ses initiales en minuscules. Si vous incluez un boîtier, tapez «Enclosure» deux espaces sous le bloc initial.