Des lettres commerciales efficaces établissent des relations et créent une image positive pour votre entreprise, tandis que des lettres mal rédigées peuvent nuire aux relations professionnelles et affecter les résultats. La manière dont quelque chose est exprimée est aussi importante que ce qui est dit. Appliquez certains principes de communication de base aux lettres commerciales ainsi qu'à d'autres formes de communication pour développer votre entreprise et votre réputation professionnelle.
Avant d'écrire
1
Lisez la lettre à laquelle vous répondez deux fois - une fois pour comprendre l'essentiel de la lettre et encore une fois pour vous assurer que vous comprenez les points clés. Notez toute langue ou information ambiguë afin que vous puissiez demander une clarification dans votre lettre de réponse. Dressez la liste des engagements et des dates indiqués dans la lettre afin de pouvoir les confirmer dans votre réponse.
2
Connaissez votre public. Lorsque vous rédigez votre réponse, comprenez bien le rôle de la personne dans l'entreprise. Découvrez si elle a accès aux informations importantes dont vous avez besoin ou est en mesure de prendre des engagements et de parler au nom de l'entreprise. Sinon, découvrez qui doit être copié sur votre lettre.
3
Vérifiez les informations avant de prendre des engagements afin d'être sûr de pouvoir faire le suivi comme promis. Assurez-vous que l'inventaire est en stock, les matériaux peuvent être livrés à une date spécifiée et les gens feront le suivi comme indiqué dans votre lettre.
Rédaction de la lettre
1
Soyez clair et succinct. Tenez-vous-en à l'essentiel et évitez les informations superflues. Répétez les points clés de la lettre, y compris les délais et les engagements, pour confirmer que vous avez reçu et compris les informations.
2
Utilisez des vérificateurs d'orthographe et de grammaire et vérifiez votre lettre pour les erreurs.
3
Soyez professionnel - évitez les mots d'argot et d'émotion qui pourraient être mal interprétés. Si vous êtes en colère ou contrarié lorsque vous écrivez ou si la lettre concerne un sujet sensible, mettez-la de côté et revenez-y le lendemain lorsque vous êtes calme et que vous pouvez être plus objectif. Révisez la lettre avant de l'envoyer si nécessaire.