Le courrier électronique offre aux professionnels un moyen simple et rapide d'échanger des informations par voie électronique. Comme pour toutes les formes de correspondance écrite dans le monde des affaires, les e-mails doivent être rédigés et formatés de manière professionnelle. Bien que cette forme de communication avancée favorise la messagerie rapide, ne pas prendre le temps de respecter les normes d'étiquette peut vous mettre dans l'eau chaude avec votre superviseur.
Utiliser les lignes d'objet
Selon l'Université Purdue, remplissez toujours la ligne d'objet avec le sujet de votre e-mail. Cela permet aux destinataires de savoir en quoi consiste votre e-mail et comment ils doivent donner la priorité à la lecture de votre e-mail par rapport aux dizaines (ou centaines) d'autres e-mails qu'ils doivent lire. Vous devez également tenir compte du fait que vos destinataires ont peut-être attendu anxieusement un e-mail de votre part sur un sujet particulier, mais, à moins que votre e-mail n'ait une ligne d'objet, il se peut qu'ils ne sachent pas l'ouvrir.
Définir un ton professionnel
Le ton de votre e-mail doit toujours être professionnel. Comme recommandé dans un article de juin 2010 sur Inc.com, ne plaisantez pas et n'utilisez pas de sarcasme, évitez l'argot ou le jargon à la mode et évitez d'être ludique ou mièvre. L'ajout de visages souriants et d'autres émoticônes dans un e-mail professionnel est inapproprié. Même si vous connaissez la personne à laquelle vous envoyez l'e-mail, vous ne savez pas combien d'autres personnes peuvent voir votre e-mail.
Proper Salutations
Comme vous le feriez avec une lettre manuscrite (ou dactylographiée), utilisez les salutations appropriées dans votre courrier électronique. L'Université Purdue conseille aux rédacteurs de courrier électronique de s'adresser aux destinataires avec un accueil chaleureux, tel que «Bonjour», et de conclure le courrier électronique par «Sincèrement» ou «Merci». Ces types de salutations gardent votre courrier électronique professionnel et poli.
Utiliser des polices professionnelles
La police que vous utilisez dans votre courrier électronique est le reflet de vous. Les polices ressemblant à des dessins animés, telles que les polices avec des lettres ondulées ou pétillantes, donnent l'impression que l'expéditeur est enfantin, ce qui diminue le professionnalisme de la communication. Gardez les polices professionnelles. Selon Wellesley College, les meilleures polices à utiliser à des fins commerciales sont Times New Roman, Arial et d'autres polices d'impression de livres.
De plus, évitez de changer la police pour qu'elle soit en majuscules, car cela est interprété dans la communication en ligne comme un cri.
Relisez votre e-mail
Il n'est pas professionnel d'envoyer des e-mails contenant des fautes d'orthographe, de ponctuation et d'autres types d'erreurs grammaticales ou techniques. De telles erreurs donnent l'impression que vous ne possédez pas les compétences en écriture adéquates. Utilisez la fonction de vérification orthographique de votre programme de messagerie pour corriger les mots mal orthographiés et relisez toujours votre composition avant de cliquer sur le bouton «Envoyer».