L'environnement de travail au rythme rapide d'aujourd'hui, avec des ordinateurs ainsi que des téléphones portables et intelligents, fait paraître les télécopieurs un peu obsolètes. Mais les machines offrent de multiples utilisations qui pourraient encore être idéales pour votre bureau. Les petites entreprises, en particulier, trouvent que les télécopieurs offrent une gamme d'options qui éliminent le besoin d'acheter plusieurs pièces d'équipement coûteux alors qu'un seul s'occupera des différents travaux.
Communication
Les télécopieurs font de l'envoi et de la réception de documents une alternative rapide à leur envoi et à leur réception par courrier postal ou par d'autres services de livraison. Les éléments qui nécessitent une signature peuvent être facilement traités via un fax. L'envoi ou la réception d'informations sur un projet ou des détails sur le produit ou le service vous donne, à vous ou au destinataire, une copie imprimée des données importantes. Il peut être difficile d'imaginer une entreprise sans ordinateur ni Internet, mais certaines entreprises dépendent toujours de la communication via le téléphone et le télécopieur. Dans les régions éloignées où Internet est inexistant ou extrêmement lent, un télécopieur connecté à un téléphone reste la principale forme de communication lorsqu'il s'agit de commandes longues, de messages et de partage d'autres informations. Les télécopieurs fonctionnent également bien pour envoyer des menus, des communications d'urgence, l'état d'un compte et des informations de livraison.
Tactiques de vente
Certaines entreprises utilisent la diffusion de fax pour augmenter leurs perspectives et réaliser plus de ventes. Ces efforts abordables sont particulièrement utiles si votre marché cible est plus susceptible de prendre un fax plutôt qu'un e-mail. Les télécopies sont envoyées à une liste programmée de numéros de téléphone en une seule fois, ce qui permet à l'appareil de gérer la composition de chaque numéro. Les télécopies de diffusion sont souvent utilisées pour offrir des rabais ou annoncer des ventes à une base de données sélectionnée. Les télécopies fonctionnent particulièrement bien pour vendre des offres en évolution rapide telles que l'immobilier, les changements de taux quotidiens et les rappels de salons. Des newsletters et communiqués de presse sur vos produits et services peuvent également être envoyés par fax. Avant d'utiliser votre télécopieur comme télécopieur de prospect, assurez-vous que vos destinataires sont d'accord avec l'idée de recevoir occasionnellement un fax sur vos offres. Sinon, vos fax pourraient être considérés comme du courrier indésirable, une méthode sûre pour créer une barrière entre vous et votre client potentiel.
Copier
Un télécopieur peut également fonctionner comme photocopieur. Le coût d'utilisation de votre télécopieur pour copier des documents devient coûteux car les cartouches ou le toner requis pour la plupart des télécopieurs coûtent plus cher que celui requis par un photocopieur. Si vous n'avez besoin que d'une copie occasionnelle, difficile, un télécopieur vous évite d'acheter un photocopieur qui ne sera pas suffisamment utilisé pour se payer lui-même.
Impression
Certains télécopieurs ont la possibilité d'imprimer des documents. Le télécopieur doit être connecté à votre ordinateur pour que vous puissiez envoyer le document de votre ordinateur au télécopieur pour l'imprimer. Le toner utilisé dans une imprimante a tendance à coûter beaucoup moins cher que celui utilisé dans un télécopieur, de sorte que l'impression via un télécopieur est généralement limitée à quelques documents lorsque cela est absolument nécessaire, idéal si vous êtes une petite entreprise avec peu de besoins d'impression.