Le grand livre des comptes fournisseurs fait le suivi de toutes les dépenses engagées par votre entreprise et qui doivent encore être payées. Si vous avez un volume élevé d'activités payables, les détails peuvent facilement être perdus dans un grand livre général standard. Bien qu'un grand livre auxiliaire ne soit pas nécessaire, il peut être utile de garder votre grand livre général exempt de l'encombrement des transactions et de la confusion. Comprendre la fonction et les avantages d'un grand livre subsidiaire peut vous aider à déterminer s'il est idéal pour votre entreprise.
Grand livre subsidiaire
Le grand livre auxiliaire contient des informations détaillées sur les transactions pour un compte qui est représenté en résumé dans le grand livre. Les détails d'un compte à volume élevé - y compris les informations dont les analystes financiers et les comptables de haut niveau n'ont pas besoin - peuvent submerger le grand livre. Le grand livre auxiliaire fournit un emplacement pour le détail de la transaction de sorte que le grand livre général n'inclut que les informations de synthèse.
Comptes à payer
Le compte des comptes fournisseurs est un compte à volume élevé pour certaines entreprises. Lorsque vous souhaitez réduire le volume des transactions et le niveau de détail dans votre grand livre, un grand livre auxiliaire pour votre compte de créditeurs gardera les détails des dépenses individuelles hors du compte du grand livre. Mettez à jour le résumé des comptes fournisseurs dans votre grand livre tous les jours, toutes les semaines ou à toute fréquence qui convient à votre entreprise.
Renseignements sommaires
Chaque mise à jour enregistrée dans le grand livre des comptes fournisseurs reflète un total de l'activité de transaction pour la période qui s'est écoulée depuis la dernière mise à jour. Ajoutez les crédits imputés au compte et créez une écriture de journal pour enregistrer le total des crédits dans votre grand livre. Répétez ce processus pour les transactions de débit. Notez l'entrée dans le grand livre auxiliaire pour suivre où vos calculs se sont arrêtés. Une marque ou une notation dans les marges du grand livre est acceptable si vous utilisez un grand livre écrit. Des registres informatisés suivront automatiquement vos mises à jour.
Sécurité
Le grand livre subsidiaire restreint l'accès aux informations détaillées, garantissant que seules les personnes travaillant régulièrement avec le grand livre peuvent manipuler les informations. Cela réduit le risque d'erreurs et d'entrées inexactes. Lorsque le grand livre des comptes fournisseurs est accessible par l'ensemble du service comptable, le risque qu'un numéro transposé altère le solde peut créer des difficultés majeures de reporting. Le grand livre auxiliaire est soutenu par des copies de factures, de relevés et d'autres enregistrements nécessaires pour les déclarations fiscales et les vérifications.