Les objectifs d'une réunion sur le budget des petites entreprises dépendront en grande partie de ce que vous espérez réaliser. Certaines réunions budgétaires sont exploratoires, certaines sont utilisées pour établir les budgets et certaines aident les entreprises à évaluer les performances de l'entreprise par rapport à ses plans financiers. Avant de tenir une réunion budgétaire, communiquez les objectifs à toutes les parties concernées.
budgets
Les petites entreprises doivent créer plus d'un budget ou créer plusieurs rapports dans le cadre d'un budget. Un budget principal répertorie vos revenus et dépenses annuels prévus pour vous aider à contrôler vos dépenses pour atteindre vos objectifs de profit. Un budget fonctionnel vous permet de suivre les performances d'un seul département ou projet. Les propriétaires de petites entreprises devraient utiliser les informations contenues dans un budget principal pour déterminer leurs frais généraux, qui comprennent les coûts tels que le loyer, les assurances, le personnel de bureau, le marketing, le matériel de bureau, les téléphones et les services Internet. Un budget de fabrication identifie les coûts de production d'un produit ou d'un service, tels que les matériaux, la main-d'œuvre et l'énergie.
Réunion de planification
Le premier type de réunion budgétaire que vous devriez tenir est une réunion de planification. Aucune décision difficile n'est prise lors de cette réunion, qui vise à identifier toutes les catégories potentielles de revenus et de dépenses et à faire des projections pour chacune. Invitez les chefs de département à cette réunion et demandez-leur de préparer des chiffres que leur département pourra apporter aux discussions. Apportez des données historiques sous forme de relevés bancaires, factures, bilans, grands livres et autres documents financiers. Incluez une évaluation des créances irrécouvrables, des pénalités et des amendes payées pour créer une liste précise des revenus et des dépenses. Avant ou pendant cette réunion, nommer un comité budgétaire pour aider à la création du document budgétaire final.
Réunion de création
Lorsque vous disposez de toutes les données dont vous avez besoin pour créer votre budget, organisez une réunion avec vos personnes clés pour examiner la première ébauche de votre budget. Incluez les ventilations ou les rapports, tels que les budgets fonctionnels, généraux et de fabrication. Sollicitez les commentaires des participants quant à leur confiance dans vos projections ou leur capacité à atteindre leurs objectifs budgétaires. Demandez à toutes les parties concernées d'assister à la réunion afin qu'elles puissent donner leur avis sur les données fournies par d'autres départements, ce qui pourrait affecter leurs propositions budgétaires.
Réunion d'examen
Organisez des réunions de revue de budget mensuelles ou trimestrielles pour analyser comment votre performance financière réelle se compare à votre budget prévisionnel. Demandez aux principales parties prenantes pourquoi elles font mieux ou moins bien que prévu et sollicitez des suggestions pour tirer parti de chiffres de revenus meilleurs que prévu ou remédier aux dépenses excessives. Vous devrez peut-être ajuster votre budget, plutôt que vos performances, en fonction de ce que vous trouvez.