Les absences des employés peuvent être coûteuses, surtout si vous devez embaucher des travailleurs temporaires ou payer des heures supplémentaires à d'autres membres du personnel pour assurer une dotation en personnel suffisante pour votre entreprise. Les absences se répartissent en trois catégories: excusées (approuvées au préalable par un superviseur); inexcusés (non approuvés à l'avance) et sans faute (ceux non classés). Les absences excusées et sans faute sont généralement considérées comme un coût pour faire des affaires, mais le contrôle des coûts liés à l'absentéisme non motivé est vital pour les petites entreprises. Comprendre les lois liées à l'absentéisme peut aider votre entreprise à contrôler les coûts tout en évitant les écueils juridiques.
Employés exemptés et non exemptés
Les lois concernant la rémunération pendant les absences s'appliquent différemment pour les employés exonérés et non exonérés. La plupart des employés, classés comme non exonérés, sont couverts par les règles de salaire et d'heures de la Loi sur les normes de travail équitables et peuvent être amarrés pour tout le temps absent du travail. Les employés exemptés sont exemptés des règles de la FLSA; les exemptions les plus courantes concernent les employés administratifs, cadres et professionnels, les professionnels de l'informatique et le personnel de vente externe.
Si un employé exonéré a travaillé à un moment quelconque de la semaine de paie, sa paie ne peut être amortie sans risquer de perdre son statut d'exonéré. La perte du statut d'exemption signifie que vous devrez payer 1 1/2 fois son taux pour chaque heure travaillée au-delà de 40 ans rétroactivement et à l'avenir. Cependant, une politique écrite qui spécifie un certain nombre de jours de maladie ou personnels vous permettra de compter les jours manqués par rapport à ce nombre; si l'employé exonéré dépasse ce nombre, vous pouvez suspendre le salaire et, à moins que l'employé ne remplisse d'autres critères, prendre des mesures disciplinaires.
Maladie, invalidité et blessures
Deux autres lois fédérales régissent les absences pour maladie ou invalidité et s'appliquent aux employés exonérés et non exonérés. La loi sur le congé familial pour raison médicale s'applique aux entreprises qui emploient plus de 50 travailleurs; il oblige les employeurs à accorder aux travailleurs jusqu'à 12 semaines de congé non rémunéré mais avec protection de l'emploi par an pour leur propre maladie grave ou pour s'occuper de membres de leur famille nouveau-nés, nouvellement adoptés ou malades. Il permet également un congé lorsque les membres de la famille sont dans l'armée. Le congé peut être pris consécutivement ou par intermittence. L'Americans for Disabilities Act s'applique aux entreprises qui emploient plus de 15 travailleurs et exige que vous accordiez un congé prolongé si nécessaire pour répondre aux besoins d'un employé handicapé. Elle exige également que vous ne fassiez pas de discrimination à l’encontre de cet employé lors de l’embauche ou des promotions en raison de son handicap ou de la nécessité de prendre un congé supplémentaire. En plus des règles fédérales, les États ont leurs propres lois qui protègent les travailleurs qui doivent s'absenter pour des blessures subies au travail.
Politiques de présence
La meilleure façon de faire face à l'absentéisme est d'élaborer une politique d'assiduité qui répond aux besoins de votre entreprise et qui respecte la loi. Une politique d'assiduité solide devrait couvrir tous les aspects suivants: retard, maladie, travail personnel, congé familial et médical (y compris le congé pour militaires) et congé d'invalidité. La politique doit être spécifique. Par exemple, combien de temps après le début d'un quart de travail une employée doit-elle appeler si elle est malade pour éviter des mesures disciplinaires? ou combien de préavis un employé doit-il donner à un superviseur pour une absence excusée? La politique devrait également indiquer clairement ce qui déclenche une action disciplinaire et comment cette discipline évoluera; par exemple, la première instance d'absence non motivée ou d'absence d'urgence sans appel déclenchera un avertissement verbal; le second un avertissement écrit, et le troisième pourrait être un motif de licenciement. Communiquez la politique par écrit aux employés et formez les superviseurs. Une fois élaborée, appliquez la politique de manière cohérente pour éviter les allégations de discrimination.
Absences sans faute
Certaines entreprises développent une politique d'absences sans faute. Dans ce système, aucune tentative n'est faite pour classer les absences comme excusées ou non excusées; au lieu de cela, chaque employé a droit à un certain nombre de jours de congé, à utiliser comme il le souhaite. Une discipline progressive est utilisée lorsque l'employé dépasse le nombre d'absences autorisées. Bien que ce système puisse sembler facile à administrer, ne pas savoir pourquoi vos employés sont absents peut poser des problèmes pour prouver que vous avez respecté le FMLA. Ce type de système peut également ne pas répondre aux besoins de votre entreprise dans les situations de vente au détail ou de centre d'appels lorsque la couverture pendant certaines heures est essentielle.
Recordkeeping
Une bonne tenue des dossiers est importante pour éviter les poursuites. Par exemple, les travailleurs peuvent prétendre qu'ils ont travaillé pendant des années dans une configuration occasionnelle de «temps de compensation», en effectuant le suivi de leurs propres heures supplémentaires, puis en prenant des congés supplémentaires pour compenser les heures supplémentaires. Si vous n'avez pas de records de temps officiels, vous ne pouvez pas prouver le contraire. De nombreux systèmes de paie peuvent suivre les absences et différencier les types d'absences. Si votre entreprise ne propose pas ce type d'option, développez un autre moyen de suivre les absences individuelles et entrez et compilez les totaux à l'échelle de l'entreprise.