Que votre entreprise vende des services, des produits ou des combinaisons des deux, vous fournissez des estimations pour approbation par le client avant de commencer à travailler sur des emplois ou des projets individuels. Transformer une estimation QuickBooks en facture garantit que votre facturation provient directement des éléments de campagne et de la tarification approuvés par votre client, et simplifie à la fois votre établissement des coûts et vos procédures de facturation. Une fois que votre client a approuvé les coûts que vous présentez, vous pouvez générer une facture à l'aide des capacités intégrées de QuickBooks.
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Vérifiez que la fonction d'estimation de QuickBooks est active. Ouvrez le menu "Edition" et choisissez "Préférences" pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences. Cliquez sur "Emplois et estimations" dans la liste des catégories de préférences sur le côté gauche de la fenêtre et sélectionnez l'onglet "Préférences de l'entreprise" en haut. Définissez les cases d'option sous "Créez-vous des estimations?" à «Oui». Pour créer une facture correspondant à un pourcentage de votre estimation, définissez les cases d'option "Do You Do Progress Invoicing?" à «Oui». Cliquez sur le bouton "OK" pour appliquer vos préférences.
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Cliquez sur l'onglet «Centre client» sous la barre de menu QuickBooks. Sélectionnez l'onglet "Clients & Emplois" et choisissez soit le client, soit le nom du projet auquel vous avez joint le devis. Ouvrez le menu déroulant «Afficher» et sélectionnez «Estimations», puis double-cliquez sur le devis à partir duquel vous souhaitez facturer.
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Cliquez sur l'élément «Créer une facture» en haut de l'écran d'estimation. Si QuickBooks affiche une alerte «Articles non attribués aux classes», cliquez sur le bouton «Enregistrer quand même» pour passer à l'écran de facturation.
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Définissez les coûts des matériaux sur votre facture sur «100%» ou le pourcentage souhaité dans la colonne «% total». QuickBooks applique automatiquement 100% des coûts de main-d'œuvre lorsque vous convertissez une estimation en facture, mais vous devrez peut-être définir manuellement les pourcentages des coûts des matériaux. Réduisez les pourcentages de coûts de main-d'œuvre si vous souhaitez soumettre une facturation progressive pour un prix inférieur au coût total du travail.
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Cliquez sur "Imprimer" en haut de l'écran de facturation pour envoyer votre facture complétée à l'imprimante. Cochez la case "À imprimer" en bas à gauche pour ajouter la facture à un ensemble pour une sortie ultérieure.
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Cliquez sur le bouton «Enregistrer et fermer» pour enregistrer votre facture et fermer la fenêtre. Pour créer une autre facture, cliquez à la place sur le bouton «Enregistrer et nouveau».