Bien que certaines personnes croient que «facture» et «déclaration» sont interchangeables, leur signification et leur objectif sont généralement différents. Le but d'une facture est de créer une obligation d'effectuer un paiement pour des produits ou services achetés par un client, tandis que la présentation d'un relevé est de fournir un résumé - conçu pour clarifier et mettre en évidence ce qui est dû par le client.
Facture
Une facture est simplement une facture. Sa fonction est d'obtenir le paiement d'un client et d'enregistrer de manière indélébile la transaction dans les livres de l'entreprise. Il précise les détails de la transaction, le coût par unité et le coût total et les taxes (le cas échéant) dus à l'entreprise. La facture spécifie également les conditions de paiement - quand l'argent doit être payé par le client à l'entreprise.
Déclaration
Un relevé est une présentation du montant total dû par le client à un moment donné. Il s'agit d'un instantané de toutes les factures dues par un client spécifique à la date du relevé. Il comprend généralement des informations sur le solde antérieur du client, les factures les plus récentes et les montants payés au cours de la dernière période de facturation. Il peut également inclure le «vieillissement» - la durée pendant laquelle chaque facture est en souffrance.
Effet comptable
Une facture crée un impact immédiat sur les livres de l'entreprise effectuant la facturation en obligeant l'entreprise à reconnaître et enregistrer un changement d'activité financière. La préparation d'un état, cependant, n'a généralement aucun effet comptable sur l'entreprise. C'est informatif.
Action vs rappel
Une facture force l'action alors qu'un relevé est généralement utilisé comme rappel. Les déclarations sont particulièrement importantes lorsqu'un client se voit accorder des conditions de crédit pour ses achats. Dans de nombreux cas, les relevés servent de «réveil» à la cliente, lui indiquant qu'elle doit de l'argent et combien elle doit. Certaines entreprises intègrent les caractéristiques d'une facture dans un relevé, comme les sociétés de cartes de crédit. Dans ce cas, vous ne recevrez pas de facture séparée, mais vous savez que vous devez de l'argent en ayant reçu le relevé.