La fraude à l'inventaire implique le vol d'articles physiques de l'inventaire et l'inexactitude des registres d'inventaire sur les états financiers d'une entreprise. Les stocks se composent de matières premières, de produits non finis et finis qui sont généralement stockés dans des entrepôts. Une petite entreprise peut être victime d'une fraude perpétrée par l'un de ses employés, ou l'entreprise elle-même peut se livrer à des activités frauduleuses pour tromper les actionnaires et les agences fiscales. La détection et la prévention des fraudes au moment opportun peuvent faire gagner du temps et de l'argent à votre petite entreprise.
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Détectez le vol d'inventaire, c'est-à-dire le retrait de l'inventaire du stockage pour la revente ou un usage personnel. Les signes avant-coureurs comprennent des bordereaux d'emballage et des reçus de vente manquants, des employés vivant au-dessus de leurs moyens, des plaintes de clients concernant des marchandises perdues, des pics du nombre de marchandises endommagées et de fortes baisses des ventes, même pendant les périodes normalement chargées. Pour éviter le vol, verrouillez vos zones de stockage, installez des systèmes de surveillance vidéo et d'alarme dans votre entrepôt, effectuez des vérifications des antécédents de vos employés et effectuez des audits physiques aléatoires de votre inventaire.
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Recherchez les facteurs de risque de fraude d'inventaire. Dans un article du "Journal of Accountancy" de juin 2001, de Joseph T. Wells - fondateur et président de l'Association of Certified Fraud Examiners - a écrit que ces facteurs de risque comprennent les tentatives d'obtenir un financement garanti par les stocks et des soldes de stocks inhabituellement élevés. Une entreprise utilisant des stocks pour obtenir du financement pourrait être tentée de gonfler le solde des stocks.
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Trouvez des erreurs ou des inexactitudes dans les soldes de stocks déclarés. Surestimer et sous-estimer les soldes de fin de stock peut respectivement faire gonfler et réduire les bénéfices. Les bénéfices surévalués donnent une belle apparence à la direction, tandis que les bénéfices sous-estimés réduisent le revenu imposable. Les signes d'une possible fraude dans les finances comprennent des soldes de stocks stagnants pendant plusieurs périodes comptables consécutives et des soldes de stocks qui augmentent plus rapidement que les ventes. Vous pouvez empêcher certaines de ces tentatives de fraude en effectuant des audits surprises et en séparant les responsabilités de facturation et d'expédition.
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Repérez les tendances inhabituelles de certains ratios financiers impliquant des stocks. Les signes possibles de fraude incluent les soldes d'inventaire qui augmentent plus rapidement que les ventes et les frais d'expédition diminuant en pourcentage de l'inventaire. Déterminez si la rotation des stocks - qui est le rapport entre le coût des marchandises vendues et les stocks - montre des changements soudains ou si elle est significativement différente des tendances de l'industrie. Vérifiez si le coût des marchandises vendues dans les livres de l'entreprise est différent des déclarations fiscales. Pour un petit détaillant, le coût des marchandises vendues est égal à la différence entre les soldes des stocks de début et de fin d'une période comptable plus les achats de stocks au cours de la période.
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Surveillez les tentatives de création d'un inventaire fantôme. Wells a écrit que les tentatives de tromper les auditeurs peuvent inclure des bons de commande falsifiés, de faux rapports d'expédition et de réception, des inventaires gonflés et même l'empilement de boîtes d'emballage vides pour créer l'apparence d'un entrepôt rempli de stocks.